書類の分類

デスク周りの整理がある程度終わったら、次は書類の整理に
取り掛かりましょう。

書類の分け方にもいろいろあると思いますが、
何を基準に分けると効果的でしょうか?

自分のスケジュールに沿って考えてみると、
その日のうちにやること、期日が決まっていること、
期日は決まっていないけどやらないといけないこと等があると思います。

大まかに分けると次の4つに集約できると思います。
1　今日やること
2　5分でできること
3　期日があること
4　期限がないこと

この4つに分類した書類を入れるケースを準備します。
それぞれにラベルと貼ります。

「今日やることは」は文字どおり今日中に処理しないといけないことです。
今日中と期限が決まっていなくても、急ぎの仕事や返事を要するものは
この中に入れておいて必ず今日中に処理します。
このケースは必ずその日のうちにカラにします。
この時、資料として取っておきたいものは電子化して残します。
その他の書類は処理を終わった時点でなくなっているはずです。
いらないモノはその場で処分しましょう。

「期日があること」は期日まで忘れるようにします。
ここに入れるものはGoogleカレンダーに期日を入れて
期日が来たら処理します。
コツは実際の期限より2，3日前に期日を設定すること。
そうすることによって、内容を吟味することが出来確実に処理できます。

この部分は重要なので再度書きますが、
この案件については完全に忘れてしまうことが
大事なポイントです。
GTDの目指すところはこの頭の片隅に
色々な案件があって目の前の仕事に集中できないという
事態を回避するのが大きな狙いです。

「期限がないこと」はそのままではたまる一方ですから、
期限を決めて見直しをします。
2か月あるいは3か月ごとに処理する日を決めて
一気に処理します。
これもGoogleカレンダーに処理する予定を書き込んでおきます。

「5分でできること」はリストを作成しましょう。

これは比較的短い時間でできるけれど
緊急性のない用事などを書きます。
これも完全に気になることを忘れて頭をクリアにすることに繋がります。
隙間時間にリストを見てできることをその場でやってしまいます。

このリスト作る時に注意しないといけないのは、
やることが二つ以上の案件は必ず期日があることの
ファイルケースに入れることです。
ひとつの行動の結果によって次の行動が変わるような案件は
プロジェクトとして期日があることに入れます。

プロジェクトの考え方はこれも非常に重要なので
後で詳しく記述します。