1ヶ月の担当案件30件、
3ヶ月平行作業ルーティン中に、
首を絞めるが如く追加プロジェクトを
自ら始動させてしまいました、ねこです
絶対、抜け・漏れは起こせない！
メディア業界勤務、常に締め切りとの
闘いをくぐり抜けるために！
紹介してきた手帳術
だけでなく、オンラインサービス
google
の機能を組み合わせて、
絶対防衛ラインを敷いてます
Google先生、ありがとう！
手帳は個人管理の情報集約先。
プライヴェートの予定もしっかり管理。
デジタル、オンラインでは
プロジェクトチーム全員で共有
をしています。
カレンダー
これ、会議の設定をしたら「招待」が
送れたり、自分の予定を「予定あり」と
自分以外の人に表示して確認させられたり、
便利機能いっぱいです。
予定開始●分前に通知するとか、
予定が変更・編集された通知をメール転送で
受け取ることもできます
他人の「忘れてた！」まで、なかなか
管理しきれないのですが、
メールをスマホへ転送設定してもらって、
「リマインド」「変更連絡」を
営業外回り中とかでもチェックしてもらえる
ようにできるので、「見てませんでした」は
許さんぞ
ドライブ
すごく簡単に言うと、ファイルやデータを
オンライン上の倉庫にしまえて、
「共有」設定している人なら
自由に中に入って、見たり、編集したりできる
ってことです。
ここにはチームのプロジェクト
進行管理表を格納しています。
エクセルシートで
案件名ごとに、担当者リスト、
締め切り日が確定したら入力する欄を
表にしています。
1つ1つの手順が完了したら、表の該当するマスを
色づけするんです。
予定が遅れたり、逆に前倒しできた時は
「完了」の日付を該当するマスに「コメント」機能で
記録していってます。
遅れた理由、この手順段階で発生している
問題の指摘や修正指示の簡単なメモも
「コメント」欄で記録。
そうすることで、万が一わたしが休んだり、
打ち合わせ中などで問い合わせに
応対できなかったとしても、
他のメンバーがこの履歴を見たら
なにが、いつまでに、必要か。
どれが、済んでいるのか。
予定より進行が早いか、遅れているか。
なにに、誰が、どんな指示をしたか。
と状況が完璧でなくとも、
必要最低限は、一目でわかるようにしています。
当事者意識を持ってもらう
わたしは、今、プロジェクトの進行管理が
メインの仕事なので、
自分のダブルチェック（手帳をチェックし、
転記漏れがないか、管理表やカレンダーの
共有情報と照らし合わせる）のためでも
ありますが、何よりこれは
チーム全体に状況を可視化する
ことが1番の目的です。
30案件×3ヶ月分を、
同部署3人で回してます。
外部スタッフ、クライアントなど
対外的にやり取りをする相手は1案件で
最低でも5ヶ所はあります。
これら全員の進捗、締め切りを管理します。
正直、「うっかり」は起きます。
どうしたって起きます。
人間だから、仕方ないです。
関わる人全員、忙しい。
1案件だけやってるわけじゃない、って人の
集まりです。
わたしだってうっかりする。
しかし、ビジネスで、メディアの信用に
関わることでもあるので極力減らしたい。
進行管理、これはもう、人間管理だなぁ。と。
そこで、厳しいですが、心理的にピリッと
しようじゃないか！です。
誰が締め切りを「守って」仕事をしているか逆に言えば、誰が「破った」仕事をしているか
丸わかりになる「責任」の明確化
自分の案件のリアルタイムの進捗、やり取りで預けている間も様子を把握して、
三手先の「見通し」を立てながら仕事をする
意識づけ
「えっ、知らなかった」「あっ、忘れてた」は無責任なだけ＝
「当事者意識」を持って、自ら確認する習慣化
「どうだったっけ？」の確認の手間を、スマホでもパソコンでも、
これさえ見れば、絶対に最新状況や、
締め切り日程がわかる、で軽減
なので、わたしのミッションは、
共有データのアップデート漏れや
打ち合わせ決定事項の記載漏れを
起こさないこと。
「これだけは、毎日、始業・終業時に
見て、やることチェックをしよう！」
「問い合わせが来たら、人に回す前に
電話に出た人がここを見て応対して、
伝言メモやメール報告を減らそう！」
結果、それが1番、全員楽で、
お互いにしわ寄せが来なくて、
無駄なメール、メモ、「言い間違い」
「伝え忘れ」がなくなる！！
他人の案件でも、ここを見たら
様子がわかるから、助け合いもしやすい。
「進行管理に任せてるから、
細かい状況は知らなくていい」
は間違い！
全体の流れを常に感じて、
三手先まで考えてこそ、
自分の果たす役割を十分に果たせる
とわたしは思います。
完了までしっかり理解しないと、
想像力が欠如した、「やっただけ」仕事に
なるんです。
次のステップで、何が必要か？を
知っていれば、抜け・漏れを起こすことなく、
プロジェクトを全員でコミットメントして
加速して、120%の仕上がりで完成できる。
営業という仕事は、
クライアントに納品する仕事は、
価格の最低120%を納めることが、成果だと
考えています。
（これをやっていれば、営業活動で苦労する必要がないんですよ）
注意点
とは言え、インターネット上のデータですので
「絶対にセキュリティが万全」と言う保証は
一切ありません。
企業によっては、社内だけのイントラネット以外
業務データや情報をアップロードしては
いけない、と言うところも多いと思います。
社内ネットワークに、同様のシステムがないか？
有料のセキュリティ保証付きのものが
導入できないか？
組織のネットワーク担当部署などに
確認の上で、チームメンバーに提案して
導入してくださいね
ちなみに、わたしのチームでは
仮に進行管理表が流出しても、
いわゆる社外秘情報でない、
知られても差し支えない情報・内容しかない。
営業や打ち合わせ、取材など
社内イントラでは外部から見られなくて
意味がない、と言うこともあって
googleのサービスで運用してます。
