先日の
ワークライフバランスを取る!手帳術
が好評だったので、
調子に乗って続編です![デレデレ](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/047.png)
![デレデレ](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/047.png)
ねこ流手帳術 締切To Do管理編
アポは、マンスリーで管理することで
スケジュールの詰まり具合、
仕事予定、個人予定のバランスが
俯瞰して一目瞭然になるので
オススメ、ということを前回記事にしました。
個人予定をしっかり入れて、
仕事予定を調整するコツ。
それはやはり、
「締切管理」
「優先順位付け」
です![ひらめき電球](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char2/089.gif)
![ひらめき電球](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char2/089.gif)
マンスリーでアポだけ書くのも、
実は「優先順位付け」の意図もあります。
「人との約束」は、優先順位一位の予定です![真顔](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/042.png)
![真顔](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/042.png)
遅刻した、ドタキャンした、
自己都合でリスケした、
これは社会人として信用に関わります。
相手を蔑ろにしてること。
相手の資産である時間を無駄にします。
ウィークリーページでは、
「会う」次に大切な「約束」
締切
を管理してます。
3か月分、同時並行してる仕事で、
複数の部署と連携しつつ、
クライアントとのやり取りを管理するので
取り違えたり、抜け・モレをだすなんて
絶対あってはなりません![ゲッソリ](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/041.png)
![ゲッソリ](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/041.png)
To Doを兼ねる締切リスト
![](https://emoji.ameba.jp/img/user/li/littlegreenstars/1949502.gif)
やり取りの締切=相手(他社)のあること
これが優先順位でも高いものなので、
わたしのウィークリーはほぼこの
進行管理締切リストでもあります。
お仕事や必要事項に合わせて、
アレンジできる方法なので
具体例としてわたしの仕事のイメージを。
やった、まだ、後回しを管理する方法です。
こんな風に、横段のウィークリーに
縦割り分割線を引いています。
ちなみに右ノートは、とっさのメモや
付箋の貼り付けスペースです。
原則、打ち合わせは別ノートに
マインドマップ式メモでまとめてます。
参考過去記事:「マインドマップ」式メモで思考が目に見える!
![](https://emoji.ameba.jp/img/user/0d/0dw08g3-7265t2v/123060.gif)
一番上の欄外に、項目タイトルを書きます。
左から順に、
リミットが迫ってるもの
=優先順位が高いもの
としてます。
誌面の「ラフ」を作らないと、
「デザイン」が出せないので、
わたしが管理するものの優先順位は
写真のようになります。
「今週、急ぐべきことはなにか?」
で、わたしの場合は締切に追われる管理なので
締切に余裕がない順になります![](https://emoji.ameba.jp/img/user/ay/ayaope/403958.gif)
![](https://emoji.ameba.jp/img/user/ay/ayaope/403958.gif)
だから、自分の事は右端の列になりがちです。
仕事の締切が少ない週は、
わざと左端に自分の予定や希望の締切を
決めて書き込みます![デレデレ](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/047.png)
![デレデレ](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/047.png)
![](https://emoji.ameba.jp/img/user/0d/0dw08g3-7265t2v/123060.gif)
予定の時と同じように、まずは
「約束の締切」をその日付の欄に書きます。
縦の項目と、横の日付の交差するところに、
「どこへ」「どうする」を書きます。
具体例写真だと、8日の欄は、
ラフを、8日に、B社から、戻してもらう
という意味になります。
8日の列にいくつ入っていても、
左側から確認、催促、共有データへ
進捗状況反映、とまずはここをやっつけます。
![](https://emoji.ameba.jp/img/user/0d/0dw08g3-7265t2v/123060.gif)
取引先のB社に「戻し」のリマインドをしたり、
戻ってきたものの内容確認を優先します。
戻ってくるまでの間に、ほかのことを
「優先順位の高いもの」から進めます。
※イメージでは見えやすいように
たくさんの文字は入れないようにしましたが
本当は1枠に5〜6件書かれてます![滝汗](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/039.png)
![滝汗](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/039.png)
右の枠のことをしていても、
それよりも左の枠のことについて
発生した作業は、「今していたこと」よりも
優先されていきます。
![](https://emoji.ameba.jp/img/user/0d/0dw08g3-7265t2v/123060.gif)
終わった作業は、赤い打ち消し線で消します。
予定より早く済んだものは、
打ち消し線とともに、終えた日付をメモします。
遅れるとわかったもの、
予定変更さることにしたものは、
青字で新しい締切をメモします。
1日の終わりに、「今日」の枠を見て、
打ち消し線のないもの
新しい締切日が書かれていないもの
がないかをチェックして、
新しい締切日の枠へ、再度追記します。
その時、追記は赤=重要で書きます。
これで、今日の「やること」は終了!
まとめ
Wチェック、トリプルチェックもしていますが
この手帳管理で、1日ごとにクリアしていけば
「うっかりしてた!」はほぼなくなります。
つい忙しくて、後回し。
やろうと思ってたのに、忘れてた。
リスト化することで、モレを防止!
時間内、締切に遅れちゃう……。
それは、頭の中が整理されていないから。
なにを、どういう順番で処理すればいいか。
これがわかっていれば、迷うことも無くなり、
リミットのあるものから片付けるので、
遅れる、漏れるも無くなります。
(これをやっても遅れる、できない場合は、
そもそも、出来ないスケジュールを
組んでいることが問題なので
そこを見直しましょう)
わたしは、Wチェック用の共有シートには
関わる担当者名も全部書きだしてあって、
「誰」の「何の作業」がモレ・抜け、
忘れ・遅れの原因かも記録とってます![真顔](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/042.png)
![真顔](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char3/042.png)
通称・閻魔帳です![笑](https://emoji.ameba.jp/img/user/lm/lm139564/58569.gif)
![笑](https://emoji.ameba.jp/img/user/lm/lm139564/58569.gif)
あっ。責めるためではなく、わたしが管理する上で、
度重なる部分には策を講じるためですよ!
サクサク片付けて、た~っくさん自分の
好きな時間を増やしたいですよね![ドキドキ](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char2/031.gif)
![ドキドキ](https://stat100.ameba.jp/blog/ucs/img/char/char2/031.gif)