先日の
ワークライフバランスを取る！手帳術
が好評だったので、
調子に乗って続編です
ねこ流手帳術 締切To Do管理編
アポは、マンスリーで管理することで
スケジュールの詰まり具合、
仕事予定、個人予定のバランスが
俯瞰して一目瞭然になるので
オススメ、ということを前回記事にしました。
個人予定をしっかり入れて、
仕事予定を調整するコツ。
それはやはり、
「締切管理」
「優先順位付け」
です
マンスリーでアポだけ書くのも、
実は「優先順位付け」の意図もあります。
「人との約束」は、優先順位一位の予定です
遅刻した、ドタキャンした、
自己都合でリスケした、
これは社会人として信用に関わります。
相手を蔑ろにしてること。
相手の資産である時間を無駄にします。
ウィークリーページでは、
「会う」次に大切な「約束」
締切
を管理してます。
3か月分、同時並行してる仕事で、
複数の部署と連携しつつ、
クライアントとのやり取りを管理するので
取り違えたり、抜け・モレをだすなんて
絶対あってはなりません
To Doを兼ねる締切リスト
項目別縦割り法やり取りの締切＝相手（他社）のあること
これが優先順位でも高いものなので、
わたしのウィークリーはほぼこの
進行管理締切リストでもあります。
お仕事や必要事項に合わせて、
アレンジできる方法なので
具体例としてわたしの仕事のイメージを。
やった、まだ、後回しを管理する方法です。
こんな風に、横段のウィークリーに
縦割り分割線を引いています。
ちなみに右ノートは、とっさのメモや
付箋の貼り付けスペースです。
原則、打ち合わせは別ノートに
マインドマップ式メモでまとめてます。
参考過去記事：「マインドマップ」式メモで思考が目に見える！
項目別の優先順位を把握する一番上の欄外に、項目タイトルを書きます。
左から順に、
リミットが迫ってるもの
＝優先順位が高いもの
としてます。
誌面の「ラフ」を作らないと、
「デザイン」が出せないので、
わたしが管理するものの優先順位は
写真のようになります。
「今週、急ぐべきことはなにか？」
で、わたしの場合は締切に追われる管理なので
締切に余裕がない順になります
だから、自分の事は右端の列になりがちです。
仕事の締切が少ない週は、
わざと左端に自分の予定や希望の締切を
決めて書き込みます
「約束の締切」をはじめに書く予定の時と同じように、まずは
「約束の締切」をその日付の欄に書きます。
縦の項目と、横の日付の交差するところに、
「どこへ」「どうする」を書きます。
具体例写真だと、8日の欄は、
ラフを、8日に、B社から、戻してもらう
という意味になります。
8日の列にいくつ入っていても、
左側から確認、催促、共有データへ
進捗状況反映、とまずはここをやっつけます。
優先順位を守る取引先のB社に「戻し」のリマインドをしたり、
戻ってきたものの内容確認を優先します。
戻ってくるまでの間に、ほかのことを
「優先順位の高いもの」から進めます。
※イメージでは見えやすいように
たくさんの文字は入れないようにしましたが
本当は1枠に5〜6件書かれてます
右の枠のことをしていても、
それよりも左の枠のことについて
発生した作業は、「今していたこと」よりも
優先されていきます。
終えたら消す、変更は書き足す終わった作業は、赤い打ち消し線で消します。
予定より早く済んだものは、
打ち消し線とともに、終えた日付をメモします。
遅れるとわかったもの、
予定変更さることにしたものは、
青字で新しい締切をメモします。
1日の終わりに、「今日」の枠を見て、
打ち消し線のないもの
新しい締切日が書かれていないもの
がないかをチェックして、
新しい締切日の枠へ、再度追記します。
その時、追記は赤＝重要で書きます。
これで、今日の「やること」は終了！
まとめ
Wチェック、トリプルチェックもしていますが
この手帳管理で、1日ごとにクリアしていけば
「うっかりしてた！」はほぼなくなります。
つい忙しくて、後回し。
やろうと思ってたのに、忘れてた。
リスト化することで、モレを防止！
時間内、締切に遅れちゃう……。
それは、頭の中が整理されていないから。
なにを、どういう順番で処理すればいいか。
これがわかっていれば、迷うことも無くなり、
リミットのあるものから片付けるので、
遅れる、漏れるも無くなります。
（これをやっても遅れる、できない場合は、
そもそも、出来ないスケジュールを
組んでいることが問題なので
そこを見直しましょう）
わたしは、Wチェック用の共有シートには
関わる担当者名も全部書きだしてあって、
「誰」の「何の作業」がモレ・抜け、
忘れ・遅れの原因かも記録とってます
通称・閻魔帳です
あっ。責めるためではなく、わたしが管理する上で、
度重なる部分には策を講じるためですよ！
サクサク片付けて、た～っくさん自分の
好きな時間を増やしたいですよね