仕事で毎日使われるMicrosoft Officeは、常に更新するOffice 365で劇的に進化して、Officeユーザーにいろいろな便利さをもたらした。
特に、私のような毎日Word・Excel・PowerPointなどのOfficeアプリケーションを扱う現場の一般社員にとって、Office 365で仕事がもっとスムーズに進めるようになりました。
今回筆者自分の、Office 365を導入する前に困っていたことと、実際に使った後に感じた便利さについてご紹介します。
筆者のような多くの社員にとって、Microsoft Officeは毎日の業務に欠くてはいけないものです。しかし、Office 365を導入する前に、よく以下のような声が聞かれます。
お客様は常に最新Officeに更新します。うちの会社はずっと元のバージョンのOfficeだから、お客様からの資料がうまく表示できないことがあります。同じWordやExcelの資料であっても、Officeのバージョンの違いなら、レイアウトが崩れることがあります。
外出中でもタイムリーにメールを確認したい。普通、外出が多いですが、スマートフォンやタブレットでWebメールを利用して、社内のOutlookで受けたメールを転送しています。しかし、ウェブメールは添付ファイルが転送できないこともあります。
タブレットやスマートフォンを使って、いつでも社内資料を閲覧・編集したい場合も多いです。外でお客様と商談中、別の商品の見積をすぐに欲しいなど急な依頼が多くあります。
Office 365を導入して実際に使った後、以上の不満がすべて解決され、社員の毎日の仕事がとても便利になりました。
お客様と同じに常に最新Officeを使う
Office 365は常に更新するから、これを契約すると、いつも最新Officeが使えて、お客様からの最新のOffice機能を使った資料もうまく表示されました。
外出中でも仕事のメールを閲覧、送受信できる
Office 365なら外出中でも、タブレットやスマートフォンを使って、社内のパソコンで受信したメールを閲覧したり送受信することができます。さらに、社内で下書きしたメールを編集することも可能です。
タブレットやスマートフォンで、いつでも社内資料を閲覧・編集できる
Office 365なら複数のデバイスでインストール可能で、もちろんスマートフォンやタブレットでも使えます。スマートフォンやタブレットでOffice 365をインストールすると、パソコンと同様にいつでもOfficeアプリで作った社内資料を閲覧、編集できます。
いつでも、どこでも、同僚とチームとして働ける
Office365のSharePoint Onlineは、さまざまなステークホルダーとのコラボレーションを強力に推進する機能です。社内外の人とのファイル共有、共同編集、チームの Web サイト設置による情報共有ポータルの構築、ワーフクローの設置など、多彩な機能を備えており、いつでも、どこでも、誰とでもチームとして働ける体制を整えることができます。
このように、Office 365を導入することで、会社社員の毎日の業務がスムーズに進められ、ひいては、会社全体の生産性を向上させるでしょう。