今回取り上げるのは「コスト意識」としました。コスト意識と聞けばあまり良いイメージが無いと言う人が多いかもしれません。この言葉が出て来る時はたいてい「ムダが多い」という意見が強い時でしょうから。実際のところは声が大きい人による問題提起といった場合も多々あるようですが・・・。
ただし、コスト意識は必要ですが、重視し過ぎると別の問題が発生しやすくなります。必要な工程を省いてでもコストダウンを図ろうとする姿勢になるかもしれません。そうなると、前回取り上げた「品質意識」とぶつかってしまいます。作り手の都合で安価なモノを大量に作っても、質に問題が出てくれば売れなくなりますよね。そんな問題が出て来る可能性が大きくなる事もありますから、コスト意識という言葉が出て来る場合は、まずその意味や内容を正しく理解する必要があります。
実際に、企業でも個人でも業務の遂行には資源（ヒト・モノ・カネなど）が必要です。そのため、限りある資源を有効に投入することによって、よりよい効果を発揮させる必要があります。コスト意識とは、正しくは「業務にかかる金銭や時間、人的資源などの有限なリソースを正しく把握し、ムダを省いて価値を最大化しよう」とする考え方です。リソースですから、業務を遂行する上で必要な情報や知識、ヒトが持つスキルなども含むことになります。
資源という意味でコスト意識を持つ時の対象が「金銭、時間、ヒト」になるのは想像できると思います。しかし、これらばかりが対象になるわけではありません。今挙げたものも含めて、どのようなモノがコスト意識の対象として考えればよいか、例を挙げてみます。
①金銭的コスト（人件費、外注費、材料費、家賃や光熱費などの間接費、など）
②時間的コスト（作業時間、会議時間、など）
③人的コスト（稼働負荷、属人化による非効率）
④見えないコスト（非効率による成長機会の喪失、など）
最後の④は見落としがち、忘れがちになるんじゃないでしょうか。これを機会損失として考えるなら、金銭的なコストや時間的なコスト、人的コストが原因となる場合も出て来ると思います。
さて、何となくコスト意識は重要だという事は分かると思いますが、なぜコスト意識は必要なのか、しっかりと考えてみたいと思います。その主な理由は4つほどあるようですね。
・一つ目、利益を確保し企業を存続させるため
企業の利益は「（売上） －（ コスト）」で決まると言います。市場環境が変化した時や世の中が不況になって売上を伸ばすことが難しいといった場合でも、コスト意識を持つ事によって不要なムダを省く事が出来れば支出をコントロールすることも可能になります。そうすると、確実に利益を残す事も出来るようになりますのし、倒産のリスクを減らすことが出来ます。
・二つ目、競争力を高めて投資に回すため
ムダな経費を削減することで生じた（浮いた）資本があれば、これを活用することで新しい設備の導入が可能になったり、研究開発を進めることが可能になります。また、優秀な人材の採用であったり、マーケティングの経費に充てるなどによって、未来に向けた成長のための投資に充てることができます。これは他社との競争優位性にもつながります。
・三つ目、業務の生産性と効率を向上させるため
コスト意識は「時間」や「労力」にも適用されます。業務プロセスを見直し、重複する作業や意味のない会議（時間的コスト）を削減することは、そのまま労働生産性の向上と、従業員の負担軽減（残業削減など）に直結します。
・四つ目、経営者目線のような高い視座をもって仕事をするため
全社員がコスト意識を持つことを通して、一人ひとりが「自分の行動や成果に対して、どれだけのコストがかかっているか」を意識出来るようになります。その結果、単に指示を待つだけの組織ではなくなり、費用対効果を考えて自律的に意思決定ができる組織に変化していくことが可能になります。
このように、コスト意識を働く人が皆意識として高く持つようになれば、発展する未来の青写真を描く事が出来るようになります。しかしその反面、コスト意識が希薄であったり持ち合わせずに業務に取り組む姿勢になると、リスクが大きくなりかねません。その結果、利益率が圧迫されて、売上が上がっても儲からない体質になるかもしれません。そうすると、競合他社が低価格・高品質なサービスを打ち出してきた時には対抗できなくなる可能性も出て来ます。また、組織の構成員全体に「ムダ遣いをしても誰も気にしない」というような、モラルハザードとでもいうべき状態が起きてしまいます。
〇〇〇ハザードって、碌な事になりませんので、絶対にそんな事が起きないようにしたいものです。困った状況にならないようにするためにも、組織でコスト意識を高める工夫を凝らすことになるでしょう。どのような工夫をすればよいでしょうか。
コスト意識が忘れられがちになってしまう大きな要因として考えられることは、「何にコストがかかっているか」が見えないことじゃないでしょうか。ですから、業務で発生するコストが見えるように、可視化してみてはどうでしょう。その延長線上で考えてみます。
①業務のムリ・ムダ・ムラの可視化
まずは、普段の業務で生じる「ムダ・ムリ・ムラ」を見えるようにすることから始めてみませんか。
・ムダ：必要以上に生産していないか、
余計な動作や作業をしていないか
・ムリ：実現不可能なスケジュールになっていないか、
作業量が人の数に見合っているか
・ムラ：業務が適正な方法に標準化されているか
②部門別のコストの可視化
部門別にコストを可視化する方法も有効なようですね。どの部門のどの部署のどこにコストが集中しているのかが判明すると、そこのコストに意識を向けやすくなります。
とくに、バックオフィス関連は直接的に利益を生み出すことがないので、利益やコストに対して忘れられてしまう傾向があります。こういった場所にも時間的コストを可視化して把握できれば、コスト意識の向上につながると思います。
③案件別のコストの可視化
広告業やシステム開発業のような案件単位で業務を進める業種の場合、自分の関わる案件のコストを可視化することで、コスト意識を高められます。
仮に売上だけ追っていてコストが把握できていない場合、時に案件が赤字になっていることがあるかもしれません。そのような事態を防止するためにも、案件ごとにコストがどのくらいかかっているのか、かかりそうなのか常に意識することが重要です。対象になるのは案件にかかるコストとして、外注費や材料費、会議費、光熱費などでしょう。
さらに、これらの金銭的なコストを把握しつつ、見えにくい時間的コストも可視化することが求められます。しかし、複数の案件を同時進行している場合、どの案件や業務にどの程度の時間がかかっているか把握することは非常に煩雑です。まずは、必要以上に時間がかかってしまっている案件はないか、特定の人に負担がかかりすぎていないかなどを把握することから始めていきましょう。