Nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản cần công bố mỹ phẩm nhập khẩu như nào?
Nhập khẩu mỹ phẩm Nhật Bản cần công bố mỹ phẩm như nào là thắc mắc phổ biến của nhiều doanh nghiệp khi đưa sản phẩm làm đẹp từ Nhật về Việt Nam. Theo quy định của Bộ Y tế, mỹ phẩm nhập khẩu bắt buộc phải thực hiện thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu trước khi lưu hành, bao gồm hồ sơ pháp lý, phiếu công bố, giấy ủy quyền và các tài liệu liên quan. Cùng YANGVC tìm hiểu ngay nhé!
Các văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động công bố mỹ phẩm
Tính đến năm 2026, các hoạt động liên quan đến quản lý và công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chặt chẽ. Cụ thể, Thông tư 06/2011/TT-BYT vẫn là văn bản gốc quan trọng nhất quy định về quản lý mỹ phẩm.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chú ý đến Nghị định 155/2018/NĐ-CP về việc sửa đổi các điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Y tế và Thông tư 29/2020/TT-BYT. Các quy định này yêu cầu sản phẩm phải đảm bảo an toàn cho sức khỏe con người và nhãn mác phải tuân thủ đúng Hiệp định mỹ phẩm ASEAN.
Điều kiện cần thiết đối với doanh nghiệp nhập khẩu
Để thực hiện việc công bố, đơn vị nhập khẩu phải là doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân có đăng ký kinh doanh tại Việt Nam. Trong giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải có mã ngành liên quan đến buôn bán mỹ phẩm.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp đứng tên trên phiếu công bố phải cam kết chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính an toàn, hiệu quả của sản phẩm trước pháp luật. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần có đội ngũ kiểm soát chất lượng hoặc đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để rà soát bảng thành phần sản phẩm từ phía đối tác Nhật Bản.
Xem thêm: Dịch vụ công bố mỹ phẩm nhập khẩu trọn gói chuyên nghiệp
Thành phần hồ sơ công bố mỹ phẩm Nhật Bản chi tiết
Bộ hồ sơ công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt thuật ngữ và hình thức pháp lý. Các tài liệu cần thiết bao gồm:
-
Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm: Được kê khai trực tuyến, bao gồm thông tin về tên nhãn hàng, dòng sản phẩm, công dụng và đặc biệt là bảng thành phần đầy đủ theo danh pháp quốc tế (INCI).
-
Giấy ủy quyền (Power of Attorney - POA): Đây là văn bản do nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm tại Nhật Bản cấp cho doanh nghiệp Việt Nam. Văn bản này phải được Hợp pháp hóa lãnh sự để có giá trị pháp lý tại Việt Nam.
-
Giấy chứng nhận lưu hành tự do (Certificate of Free Sale - CFS): Tài liệu này do cơ quan có thẩm quyền tại Nhật Bản cấp, xác nhận sản phẩm đang được bán tự do tại nước sở tại. Lưu ý rằng CFS cũng bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự và còn thời hạn hiệu lực.
Quy trình thực hiện thủ tục công bố sản phẩm
Quy trình công bố mỹ phẩm Nhật Bản hiện nay được thực hiện hoàn toàn qua môi trường điện tử, giúp tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các bước sau:
Đầu tiên, doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ gốc từ phía Nhật Bản, thực hiện dịch thuật công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ cần thiết. Đây là giai đoạn quan trọng nhất, thường tốn nhiều thời gian nhất trong toàn bộ quy trình.
Tiếp theo, doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin một cửa quốc gia để tạo tài khoản và kê khai dữ liệu. Tại đây, người khai báo sẽ nhập chi tiết các thông tin về sản phẩm và đính kèm các tệp tin quét (scan) từ hồ sơ gốc.
Sau đó, doanh nghiệp tiến hành nộp lệ phí phí nhà nước theo quy định (hiện tại là 1.100.000 VNĐ cho mỗi sản phẩm). Khi phí được xác nhận, hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái chờ thẩm định bởi Cục Quản lý Dược – Bộ Y tế.
Cuối cùng, trong thời hạn từ 7 đến 10 ngày làm việc (nếu hồ sơ hợp lệ), cơ quan quản lý sẽ ban hành số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm dưới dạng bản điện tử. Doanh nghiệp sử dụng số này để thực hiện thủ tục thông quan hải quan.
Những lưu ý về thành phần và nhãn mác sản phẩm
Khi nhập khẩu mỹ phẩm từ Nhật Bản, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến bảng thành phần sản phẩm. Một số hoạt chất có thể được phép sử dụng tại Nhật nhưng lại nằm trong danh mục cấm hoặc hạn chế nồng độ theo tiêu chuẩn của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN mà Việt Nam là thành viên.
Về nhãn mác, khi lưu hành trên thị trường, sản phẩm phải có nhãn phụ bằng tiếng Việt. Nội dung nhãn phụ phải khớp hoàn toàn với thông tin đã công bố, bao gồm: tên sản phẩm, hướng dẫn sử dụng, thành phần, tên địa chỉ đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, số lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng.
Giải đáp các thắc mắc thường gặp
Nhiều doanh nghiệp đặt câu hỏi về việc có cần mẫu sản phẩm thử nghiệm khi công bố hay không. Câu trả lời là không cần nộp mẫu tại thời điểm công bố. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải lưu giữ Hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) tại kho của mình để sẵn sàng xuất trình khi có đoàn thanh tra hậu kiểm.
Một vấn đề khác là thời hạn của phiếu công bố. Số tiếp nhận này có giá trị trong vòng 05 năm. Trước khi hết hạn, nếu doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục kinh doanh sản phẩm đó, cần phải thực hiện thủ tục công bố lại như từ đầu.
Thủ tục công bố mỹ phẩm Nhật Bản là một quy trình mang tính kỹ thuật và pháp lý cao. Việc chuẩn bị hồ sơ cẩn thận, đặc biệt là khâu rà soát thành phần và hợp pháp hóa chứng từ quốc tế, sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian đưa sản phẩm tiếp cận người tiêu dùng.
Nếu bạn đang cần đơn vị công bố mỹ phẩm trọn gói liên hệ ngay YANGVC qua hotline 0976 069 802 nhé!