Những lưu ý khi công bố sản phẩm mỹ phẩm

Những lưu ý quan trọng khi công bố sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản về Việt Nam

Thị trường mỹ phẩm Nhật Bản luôn chiếm trọn niềm tin của người tiêu dùng Việt Nam nhờ tiêu chuẩn chất lượng khắt khe. Tuy nhiên, dưới góc độ pháp lý, việc đưa các sản phẩm này về lưu hành hợp pháp lại là một bài toán phức tạp. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các quy định về hồ sơ, thành phần và thủ tục hợp pháp hóa để tránh rủi ro bị bác bỏ hồ sơ hoặc xử phạt hành chính.

1. Cơ sở pháp lý và điều kiện tiên quyết

Hoạt động công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản hiện nay được điều chỉnh trực tiếp bởi Thông tư 06/2011/TT-BYT của Bộ Y tế và các văn bản sửa đổi, bổ sung. Một lưu ý quan trọng là doanh nghiệp đứng tên công bố phải có ngành nghề kinh doanh mỹ phẩm và có chữ ký số đang hoạt động để thực hiện khai báo trên hệ thống Một cửa quốc gia.

Xem thêm: Dịch vụ công bố mỹ phẩm trọn gói nhanh chuyên nghiệp – YANGVC

2. Lưu ý đặc biệt về Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS)

Giấy chứng nhận lưu hành tự do từ Nhật Bản là chứng từ "then chốt" thường xuyên bị Cục Quản lý Dược yêu cầu bổ sung hoặc giải trình.

  • Về cơ quan cấp: CFS phải được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền tại Nhật Bản (như Phòng Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản - JCCI hoặc các hiệp hội được ủy quyền).

  • Về nội dung: Chứng từ này phải ghi rõ sản phẩm được sản xuất và bán tự do tại thị trường Nhật Bản. Nhiều doanh nghiệp mắc lỗi khi CFS chỉ ghi "cho mục đích xuất khẩu", điều này vi phạm quy định của pháp luật Việt Nam.

  • Về tính hợp pháp: CFS bắt buộc phải được Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản trừ khi có các hiệp định miễn trừ cụ thể.

3. Giấy ủy quyền (LOA) và các sai sót thường gặp

Giấy ủy quyền là văn bản nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu nhãn hàng tại Nhật Bản ủy quyền cho đơn vị tại Việt Nam đứng tên công bố.

  • Ngôn ngữ: LOA phải được trình bày bằng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc song ngữ.

  • Nội dung ủy quyền: Phải liệt kê chi tiết danh mục sản phẩm, nhãn hàng và cam kết cung cấp đầy đủ hồ sơ thông tin sản phẩm (PIF) khi có yêu cầu. Chữ ký trên LOA phải là chữ ký sống và người ký phải có thẩm quyền theo đăng ký kinh doanh của bên ủy quyền.

  • Công chứng: Tương tự CFS, LOA cũng cần qua các bước công chứng tại nước sở tại và Hợp pháp hóa lãnh sự để có giá trị pháp lý tại Việt Nam khi làm công bố sản phẩm mỹ phẩm.

4. Kiểm soát thành phần sản phẩm theo tiêu chuẩn ASEAN

Mỹ phẩm Nhật Bản thường chứa các chiết xuất tự nhiên đặc thù. Doanh nghiệp cần đối chiếu danh mục thành phần (Ingredient List) với các phụ lục của Hiệp định mỹ phẩm ASEAN.

  • Thành phần bị cấm: Một số chất được phép dùng tại Nhật nhưng nằm trong danh mục cấm của ASEAN sẽ khiến hồ sơ bị từ chối ngay lập tức.

  • Giới hạn nồng độ: Các chất bảo quản hoặc hoạt chất làm trắng da phải nằm trong giới hạn cho phép.

  • Tên gọi thành phần: Phải sử dụng danh pháp quốc tế INCI. Việc ghi tên thành phần theo tiếng Nhật hoặc tên thương mại là sai quy định kỹ thuật.

5. Quy định về ghi nhãn và tính năng sản phẩm

Khi thực hiện công bố, việc đặt tên sản phẩm và kê khai tính năng (Claims) phải được thực hiện một cách thận trọng.

  • Tính năng không gây hiểu lầm: Tuyệt đối không sử dụng các từ ngữ mang tính chất "điều trị", "đặc trị" hay "chữa khỏi" đối với các dòng mỹ phẩm trị mụn, nám hoặc trắng da. Những từ này thuộc phạm vi của thuốc và sẽ bị yêu cầu sửa đổi hồ sơ.

  • Nhãn phụ tiếng Việt: Khi lưu thông, sản phẩm phải có nhãn phụ khớp hoàn toàn với nội dung đã được phê duyệt trong số tiếp nhận công bố, bao gồm cả số lô và hạn sử dụng.

6. Quy trình nộp hồ sơ trực tuyến năm 2026

Hiện nay, toàn bộ quy trình được thực hiện trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

  • Thời gian xử lý: Theo quy định là 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ và lệ phí. Tuy nhiên, với các sản phẩm từ Nhật Bản có thành phần phức tạp, thời gian phản hồi thực tế thường kéo dài từ 7 đến 10 ngày.

  • Lệ phí: Doanh nghiệp nộp phí thẩm định là 1.100.000 VNĐ cho mỗi mã sản phẩm. Lưu ý, phí này không được hoàn lại kể cả khi hồ sơ bị từ chối do sai sót của doanh nghiệp.

Việc công bố mỹ phẩm nhập khẩu từ Nhật Bản đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về cả ngôn ngữ lẫn pháp luật chuyên ngành. Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát chứng từ kỹ lưỡng từ phía đối tác Nhật Bản trước khi vận chuyển hàng hóa về Việt Nam để tránh tình trạng hàng về cảng nhưng chưa có số công bố, dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho bãi cực lớn. Nếu bạn đang cần đơn vị công bố mỹ phẩm trọn gói liên hệ ngay YANGVC qua hotline 0976 069 802 nhé!