電子帳簿保存法（以下「電帳法」）は、簡単に言えば、帳簿や決算書、請求書など国税関係帳簿・書類を、一定の条件を満たせば電子化して保存することを認める法律です。
本来、国税関係帳簿や書類は「紙での保存」が原則ですが、電帳法によって電子データでの保存が特例として認められました。経理のデジタル化を通じて紙での保存にかかるコストや事務的負担を軽減し、効率化を図るための法律になります。
＜保存しなければならない電子データ＞
取引先等と紙でやり取りしていた場合に保存が必要な情報が含まれる請求書・領収書、契約書、見積書などの電子データです。相手方から受けとった場合だけでなく、自己が作成する書類についても保存が必要です。
また、データで授受した請求書などの国税関係書類について、2022年以降は、全ての企業に対し、データで受け取った書類（電子取引書類）の出力保存が原則「不可」となります。
電子取引は、紙の文書ではなくデータで授受する方法すべてになります。そのため、請求書等のPDFをメールで送付する方法や、Web請求書発行システムなどを利用する場合、領収書を発行者のWebサイトでダウンロードする場合も該当します。これまで「電帳法とは関係がない」と思っていた企業でも、このような電子取引に該当するやり取りを行っていれば義務化の対象になります。
出典：国税庁 パンフレットPDF「電子帳簿保存法が改正されました」より
＜電子データ保存の要件＞
保存する対象を3つに区分し、それぞれ保存要件が定められています。
～保存要件の区分～
●コンピュータで作成した電子帳簿や書類のデータ保存（電子帳簿等保存）
●紙で受け取った書面のデータ保存（スキャナ保存）
●データで拝受した取引情報（請求書など）のデータ保存（電子取引の保存）
データ保存に際しては、受領した書類データにタイムスタンプを付与し、検索要件を満たした状態で保管することが必要です。そのためメールで受け取っていても、電子取引の対象は「データで授受する取引情報」になるため、受信メールの本文に取引情報の記載がない限り「メールごと保存」しても適法になりません。電子データを送付・受領した場合、その取引情報について下記が必要です。
①真実性の確保（改ざん防止）
㋐タイムスタンプが受領されたデータを受け取る
㋑保存するデータに速やかにタイムスタンプを付与＆保存者・監督者の情報を確認できるようにする
㋒データの授受と保存を訂正削除履歴の確認ができるシステムや訂正削除ができないシステムを利用する
㋓不当な削除の防止に関する事務処理規定を制定し、規定に沿って運用する
②検索要件の充足し、可視性の確保
㋐取引年月日・取引金額・取引先で検索ができる
㋑取引年月日・取引金額について範囲を指定して検索できる
㋒取引年月日・取引金額・取引先を組み合わせて検索できる
※基準期間である２年前の課税売上高1,000万円以下の小規模事業者は、上記要件免除
新しくシステムやタイムスタンプを導入することは、主に費用の面から負担になる場合もあると思います。そこで、Excelで索引簿を作成、併せて事務処理規定を作成し運用することで代用も可能です。なお、PDFファイルをパソコンやサーバー内のフォルダに保存するだけでは、検索要件の範囲の指定ができないため、上記の要件を満たすことは難しそうです。
よって、取引・経理業務において活用しているシステム・ツールを確認し、それぞれのシステム・ツールから、どういった書類が出力されているかを確認する必要があります。その上で、スキャンが必要となる書類を特定し、電子帳簿保存法に適した運用体制を構築することが必要になります。
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