《常駐SEコミュニケーション向上手帳コーチ》
お客様先に常駐し、一定の成果を求められているSEをサポート。
お客様とのコミュニケーションが上手くいかない、上司のサポートを得ることが出来ないなど、
客先常駐SEならではの悩みを手帳活用術を活かして解決するコーチ。
「働きは自分で決める」をモットーに、他人に左右されない働きを実践しているYAMATATSUです。
手帳が続かない人がいるかと思いますが、
それには原因があります。
そこで手帳使用歴12年のYAMATATSUが考える、
手帳が長続きしない原因と対処法をご紹介します。
・ 手帳が長く続かない原因
・ 手帳を続けるための方法
手帳が長く続かない原因
手帳が長く続かない原因は数多くあると思いますが、
その中でも3つご紹介します。
- 手帳の潔癖症：手帳をキレイに書こうとする
- 手帳の文鎮化：手帳を開く習慣がない
- 手帳のスペシャリスト：手帳を使いこなそうとする
コントロール
手帳の潔癖症：手帳をキレイに書こうとする
続かない原因でよく挙がることの一つとして「手帳はキレイに書くべきである」という考え方です。
毎日丁寧に予定を記入したり、色とりどりな絵や文字、シールなどを貼ってみたり。
今ではマスキングテープなどで装飾することも流行っているそうです。
しかし、手帳は毎日使うものです。
キレイさを気にしすぎて手帳を使うと、それだけで消耗し、めんどくさくなってやめてしまうということになります。
ネットで調べてみると、本当に手帳が作品であるかのように完成度が高いものがありますよね。
そういった作品を目指すのであればよいですが、大抵の人は日々の生活や仕事をよりよくするために手帳を使っていると思います。
どのように”よりよく“するかは個人の目的によりますが、
自分で使うことを想定すると、私はキレイに書く必要はないと考えています。
極論を言うと、目的が達成できるのであればキレイさはどうでもよく、自分さえ読めればOKという考えたかを持っています。
私の手帳は人に見せられるようなキレイさはありません。
しかし、気にしません。
自分が手帳に求めることが出来ているからです。
「手帳潔癖症」はやめましょう。
手帳の文鎮化：手帳を開く習慣がない
手帳を「開く習慣がない」ことも長く続かない理由の一つに挙がります。
手帳を持っているだけで、日中はまったく手帳を開かず、
結局そのまま使わなくなってしまうパターンです。
持っているだけで役に立たないものを文鎮(ぶんちん)とここでは呼んでいます。
手帳が文鎮化している状態ですね。
何かに夢中になっていると、ついつい開かないことがありますが、やはり手帳は開いてこそ力を発揮します。
何のために手帳を使うかによって変わってくるとは思いますが、私の場合はスケジュール管理やタスク管理を手帳に任せています。
そのため、日中は手帳を開かないと仕事になりません。
イメージとしては、30分〜1時間に1回の頻度。
しかも無意識に開いているので苦になりません。
手帳がただの重り(＝手帳の文鎮化)とならないようにしましょう。
手帳のスペシャリスト：手帳を使いこなそうとする
これもよくありがちですが、「手帳は使いこなさないといけない」という固定観念を持ってしまっているパターン。
手帳をスマート(賢く)に使うイメージでしょうか。
使いこなそうとした結果、上手くいかず、そのままフェードアウトという事態になってしまいます。
こういった人は手帳を使うこと自体が目的化してしまっているように思います。
やはり手帳は何かを解決するための手段であって、手帳を使うこと自体が目的ではありません。使う目的が重要です。
その目的が”自分なり“に達成できていれば、それで十分です。
「1日のスケジュールを把握したい」
「忘れ物をなくしたい」
「納期通りに書類を提出したい」
色々とあると思いますが、まずは「手帳を使って何をしたいのか」という目的ベースで考えてみましょう。
きることに集中
手帳を続けるための方法
手帳を続けるために私が実践していることを3つ紹介します。
- 手帳を使う目的(求めること)を最初に決める
- 手帳を開くための仕組みをつくる
- 手帳に毎日書く内容を決めてしまう
手帳を使う目的(求めること)を最初に決める
長く続けるためというよりは、「手帳を何のために使うのか」という大前提となる目的をまずは決めるべきです。
手帳はあくまで手段のため、目的がないと長続きしません。
(当然ですよね、必要に迫られませんから)
「毎日のスケジュールを一元管理するため」
「業務タスクをぬけもれなく行うため」
「自分の夢を叶えるため(自己実現)」
「落ち込んだ時のモチベーションアップのため」
など、様々な目的(手帳に求めていること)を私は決めています。
また目的が決まると、使うべきリフィルやフォーマットが決まってきます。
自分の目的や生活スタイルに合ったリフィルやフォーマットを使うことを検討してください。
(※そのため、リフィルをカスタマイズできるシステム手帳をオススメしています)
手帳を開くための仕組みをつくる
手帳を開くように意識を変える、といった精神論的なことをやりがちですが、
これでは上手くいきません。
(意識を変えるだけで長続きするのであれば、すでに上手くいっているはず)
やはり仕組みで解決していく必要があります。
私の場合、開くことを習慣化するためにデイリーリフィルを作成することにしました。
毎朝、デイリーリフィルにスケジュールと業務タスクを書き込み、
日中はそのデイリーリフィルに従って仕事を進めることにしています。
それ以外のことは、緊急性がなければやりません。
そのため、必然的に手帳を確認する頻度が高くなります。
最初はある程度意識して手帳を開いていましたが、そのうち無意識に開くことが出来るようになりました。
手帳に毎日書く内容を決めてしまう
手帳に何を書くかを悩んでしまう人がいるかと思います。
繰り返しになりますが、手帳はあくまで手段です。
目的が達成できれば、気楽に使っていきたいところですよね。
そこである程度書くことをルール化することをオススメします。
何を書こうか、悩まずに済むわけです。
私の場合、システム手帳を使用し、リフィルを自作しています。
使用しているデイリーリフィルは記入する内容がすべて決められており、
スケジュール、業務タスク、毎日のルーティンなど、フォーマット化しています。
書く内容を決めているおかげで、毎朝デイリーリフィルを作成する時間は5〜10分です。
これぐらいで書ければ、毎日続けていけますよね。
またデイリーリフィルは平日の仕事で使うことを想定しているので、土日祝日では作成していません。
このようにルールを自分で決めてみましょう。
(番外編)手元や目の届くところに手帳を置いておく
これは仕組みと似ていますが、手元に手帳を置いておき、
いつでも確認や書き込みが出来るようにしておきます。
やはり手帳を開くのに手間がかかってしまうと開く習慣が身につかないため、
なるべく手間や負荷がかからないように工夫してみてください。
パッと書き込みページが開けるように、しおりヒモや中敷きを活用することも有効です。
まとめ
手帳が長続きしないことの原因と対処法を紹介しました。
「手帳を使うことは手段であり、目的ではない」
これに尽きると思います。
自分なりの手帳を使う目的を明確にし、手帳を開くことを習慣化出来る仕組みを作ってください。
今日は以上です。
