もともと自宅ワーカーなので、
今週も家にいます。
昨日は、私がかかわっている団体の定時総会の会場取りをしました。
年に一度の定時総会、法人ならば必ず開催しなくてはなりません。
延期して通常通りの形式で行うか、
もしくは「みなし総会（書面総会）」を行うか。
はたまた今はやりのオンラインで総会を開催するか。
現在いろいろなところから話を聞いていますが、
延期して、参加者には「みなし総会」として書面を送り、
総会は役員だけで開催、それをオンラインで流す、という方針で行くという法人が
私の周りでは一番多いです。
それで、定時総会関連で、
私の最初の仕事はオンライン総会を実施するにあたっての会場さがしとなりました。
その前に、大会場をキャンセルしなくてはなりません。
１年前にホテルの大きな宴会場を予約してあったのですが、キャンセルとなりました。
毎年、総会後に懇親会（パーティ）をやるのが例年の慣習だったのですが、
余興のバンドを呼んで、ワイワイと盛り上がるのですが、今年はそれも無しになりました。
定時総会は組織にとって最も大切な行事なので、
開催にあたり会場のスタッフの皆さんとの連携が重要になってきます。
良い関係を構築して維持するためにも、あまり会場は変えない方が良いのですが、
従来のやり方が２００人近い方が定時総会後に着席してディナーを楽しむ形で、
これで三密回避の距離を確保して、、、となると、これは無理だろうと、
宴会場のご担当にキャンセルの電話を入れました。
いつもよくして頂いていたのに、ほんとにすみませんm(__)m
ウィズコロナの新生活下における初の「定時総会」は規模を縮小して行うことになりました。
宴会場をキャンセル。
次の作業は、三密を避けて役員を集めた総会が出来る会議室探し。
条件はオンラインで総会の様子が流せるＷＩＦ環境が整っていること。
以前使った貸し会議室が広かったので、そこで良いだろうと言うことで、
さくさくと予約完了。
次は、オンライン総会の勉強です。
幸い、ＩＴ関係の団体に出入りしているので、そこの皆さんがいろいろと
親切に教えてくださるので助かっています。
初めてのことばかりで、大変ですが、頑張るしかないです。
今後のイベント開催についてのガイドラインが各所で作成されています。
探してみたのですが、これが近いのかなあと。
↓
◆劇場、音楽堂等における新型コロナウイルス感染拡大予防ガイドライン
令和２年５月14日
公益社団法人全国公立文化施設協会
https://www.zenkoubun.jp/info/2020/pdf/0514covid_19.pdf
劇場をつかった大企業の株主総会や、カンファレンス、イベントをやる方はこちらが良いかもしれません。