「行政文書」という字面を見ると役所のお墨付き！に思えてしまうが・・・
では、「公文書等の管理に関する法律」を確認すると・・・
第二条第4項
この法律において「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書（図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）を含む。第十九条を除き、以下同じ。）であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。
「行政文書」とは、行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。
つまり、行政機関の職員が組織的に用いるものとして職務上作成し、又は取得した文書で当該行政機関が保有しているものであれば、メモ書きでも、チラシの裏に書いたものでも、何ならトイレットペーパーに書いたものでも、内容が嘘でもデマでも、単なる職員個人の憶測でも感想でも一方的な思い込みでも、形式的には「行政文書」となる。
何しろ、軽微な文書においては、その作成方法、用紙の種類、書式について何の取り決めも無いので。
事案が軽微なものは決裁も公印も必要ない・・・
第四条
行政機関の職員は、第一条の目的の達成に資するため、当該行政機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、次に掲げる事項その他の事項について、文書を作成しなければならない。
事案が軽微でなく重大、重要であれば、意思決定の過程、事の結果との跡付け、事後の検証ができるように文書を作成し管理しなければならないが、軽微であれば決裁権者を定める必要も、決裁の必要も、公印の押印も必要ない。
つまり、立憲民主党の小西洋之氏がどこからか入手した「行政文書」は、決裁印も無い、公印も無い、文書番号も無い「内容が軽微な行政文書」ということになる。
決裁権のある管理職の決裁も取らず、公印も無いとなれば、意思決定の過程も不明で検証もできない程度の「行政文書」でしかなく、当該行政機関が組織として保証する文書、内容を保証する文書とは言えない。
つまり、「行政文書」とは言え、総務省のお墨付きがある文書ではないということ。
総務省が内容を保証する文書であれば、意思決定の過程を記録するととも作成時に文書番号を登録し、各決裁権者の決裁を経て公印が押印されていなければならない。
総務省の一職員が文書番号も登録せず、決裁も経ずに作成した文書に、総務省としてお墨付きを与えることは無い。
まとめると、
●「行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書」であれば、内容や作成方法がどうであれ「行政文書」と呼ばれる。
●文書番号の登録や決裁権者の決裁、公印の押印など、規定の手続きを経て作成された文書も「行政文書」と呼ばれる。
立憲民主党の小西洋之氏が入手した文書は先述の「行政文書」であり、総務省が組織としてその内容を保証する文書ではない。
なぜなら、意思決定の過程、事務及び事業の実績を合理的に跡付け検証できるよう作成されたわけではない「軽微なもの」扱いの文書形態だからだ。
確かに総務省の職員が作成した文書なので「行政文書」ですよ、ただし、意思決定の過程も不明で文書登録も無く決裁も無い文書なので内容までは保証できない「行政文書」ですよ。ということ。
「行政文書」だからお役所のお墨付きでしょ！というわけではない。
お役所のお墨付きなら、文書登録して、決裁を経て、公印を押印したうえで外部にお渡しします。
公務員以外の方には分かりにくいですが、役所の職員が仕事上作成したメモ書き程度の文書も、管理職の決裁を経て公印を押印した文書も、どちらも「行政文書」なのです。
お役所の「行政文書」なのだから！とそれだけで正当性を主張する者がいますが、騙されてはいけません。
「内容を保証する行政文書」もあれば、「内容を保証できない行政文書」もあるということ！