時間管理をするコツ

日々忙しいビジネスパーソンは、

個々人で的確な時間割づくりをすすめたい。

重要なポイントは３つある。

１つは、重要な仕事や手続きは午前中に行うこと。

脳の働きは起床３時間後が

最も能率が上がるので、朝６時代に起床した場合、

９時から正午までは最も能率が高く、その後は低下していく。

例えば、学校の時間割では数学、国語、英語の

教科はできる限り午前中に、とも言われている。

重要な、習慣化したいことは、朝から午前中の間に組み込む。

２つ目は同じ優先順位なら、やりたくないことから着手すること。

食卓のルール、好きなおかずはあと回しにし、

嫌いなおかずから先に食べる、というのと同じ。

その後に好きなおかずが待っていると思えば、

嫌いなものも頑張って食べられる。

つまり、やりたい順に番号を振り、

最もやりたくないものから時間割に組み込む。

３つ目は、時間割にゆとりを設けること。

急な予定、トラブルは日常にある光景で、

この時にまったくゆとりのない状態だと、

１日の予定がすべて狂ってしまうことになりかねない。

時間割にはあらかじめ１時間程度のゆとりを確保しておく。

時間割りの発想を活用

日々の時間管理は、多くの人の課題だと思う。

例えば「１１時に○○さんと面会」「３時に○○へ行く」と

手帳に書き込むことが、時間管理だと思い込んでいる人がいる。

それは単なる予定管理でしかない。

優先順位や各行動の所要時間、

その他の日常生活に費やす時間はどうするか、

などを整理し、やることを戦略的に固めていくのが大事。

効果的なのは、学生時代の「時間割り」を思い出し、活用すること。

学生時代の「体育」「理科」のような、

それぞれの時間にネーミングと区切りがあるように、

「仕事」という時間枠の中でも「この時間は、

どの仕事（行動）をするのか」というところまで、

あらかじめ決めておけば、理想的な時間割り、時間管理になる。

具体的には、かつて寝る前に、

翌日の時間割りに合わせ教科書を準備したように、

翌日の仕事や生活の内容に合わせて段取りを整理すること。

「明日やる仕事」と「プライベートの時間」それぞれの

所要時間を毎日書き出し、時間割りを組み立てると効率よく進む。

たまに耳にする「今日１日、何をしたかな？」

という情けない状況は避けたい。

正しく行動に着目

できる上司は、部下に「よい結果を出せ」と言わない。

大事なのは「よい結果を出させ、よい行動を取らせる」、

つまり具体的な「行動の指示」が出せること。

ビジネス界でもよく使う「２割８割の法則」を思い出してほしい。

組織のメンバーを実力面から分析した際、

トップ社員は全体の約２割。全体の６割が平均の社員、

残り２割が平均以下の社員と言われる。

２割の社員を評価するのはよいが、

何もせずに８割を「できない社員」と決め付けるのは間違い。

「できない社員」は「できる社員」に変えればいい話。

社員がいつまでも「できない」場合は、

上司やリーダーにも責任がある。

では、できない社員はどのように変えていけばいいか。

まずは社員の「人格」と「行動」を分けて考える。

仕事ができていないからと、

すぐ人事異動させるのではなく、部下の「行動」に着目する。

正しい行動さえ教えれば、どんな社員も必ずできるようになる。

そして自ら進んで行動し、着実に成果を上げ、

働くことに喜びを見出すことができる。

枠を超え続けること

どの世界にも、トップランナーと

呼ばれる人や企業は存在する。

共通していることは、その立場にあぐらをかいていないこと。

現状に甘んじた時点で、トップからは

滑り落ちてしまうことがわかっているから。

わかりやすい例でいえば、イチローのようなスポーツ選手、

創業から何百年も経つ老舗企業も例外ではない。

単に自分の位置や伝統を守るだけではなく、

常に時代に挑み、自らのフレームを更新し続けているからこそ、

経済状況に左右されず、トップでいられる。

もちろん怖さもあると思う。

調子がよくても、それが失敗を招くこともある。

しかし、それも挑戦のうちで、糧にする。

数年前、ある老舗企業の人が「これからやるべきなのは、

のれんを守ることではなく、むしろ一度壊して

新商品や価値観を創造していく仕事」と言ったのが印象的だった。

老舗は、ブランド力を残しつつ、変えられる部分は

積極的にどんどん変えていくことで時代と共に生き残ってきた。

歴史や先人から学び、自分に活かしたい。

行動を逐次意識づける

外資系企業へ転職を考えている人から相談を受けた。

彼は求人募集を見て、TOEICの点数が足りないことを知ったが、

なかなか勉強しても必要の点数には至らず、困っているという。

つまり、現状では「英語の勉強」という

行動の方向が間違っているか、質や量が不足している。

これはよく起こり得るケース。

一度、日常生活を振り返ってほしい。

これまでに、始めたことがすべて今日まで

目標通りに続いている、という人はなかなかいないはず。

日記や読書、英会話に趣味、人によっては

早起きや筋力トレーニング、ランニングなど。

開始当初はやる気に満ちていたのに、数日を経たない

うちにやめてしまった、というのが誰しも１つ２つあると思う。

将来の目標のために必要だとわかっていながら、

現在はしていない、継続できていない。

トレーニングの頻度を高めるためにはどうするか、

毎日日記をつけるための方法など、

まずはとるべき行動を整理し、改めて意識づけることが大事。