先日、仕事でちょっと大掛かりでフォーマルな内容のレポートを書いて、偉い人たちもかなり入っている大きなメールグループに送信しました。
そのレポートを完成させるまでには、実際には3回ほど上司や同僚にレビューをしてもらっていました。
そして今回ほど、他人のレビューによってレポートというのは良くも悪くもなるのだということを実感したことはこれまでにありませんでした。
始めにレポートの草案を書いたのは一ヶ月くらい前でした。
チーム内の会議の中で最初にそのレビューをしてもらった時は「構成と流れはこれでOK。細かい部分はここをこうして・・・」というようなフィードバックをもらいました。
そしてそれに合わせてもう少し具体的に書きあげて、2度目のレビューをやはり会議の中でしてもらい、その時もやはり「全体的にはOK。」というフィードバックをもらいました。
そこで細かいところを修正して、さあ後は送信するばかりだ、というところで最終レビューをお願いしました。
ところが、その最終レビューをしてくださった上司から、「このレポートをもう一度じっくり、受け取った人の立場に立って見返したんだけれど、確かに個々のセクションはいいのだけれど、このままだと我々が一番訴えたいことが一貫して書かれていないので、あまり説得力のあるものにならないと思う。構成を変えるべきでは？」と言われました。
その時既に送信する気満々だった自分は、正直「そんなぁ。。。」と思いました。
しかし上司の言っていることはもっともで、よくよく客観的に読んでみると、ただ情報が多いだけで説得力に欠けるものでした。
なので、そこで一度仕切り直して、半分以上再度書き直しました。
その後さらにもう一度レビューをしてもらって、もう一度手直しして、そしてついに送信するところまでたどり着いたのでした。
もちろん書き直す作業は大変ではありましたが、おかげで後で自分で見直しても、最初のものに比べてずっと意味のあるレポートになったと思います。
もしも上司があの時、構成し直した方がいいというフィードバックをくださらなかったら、こうはいかなかったと思います。
きっと上司にしても、ほとんど完成していたレポートに対して「書き直した方がいいと思う」とフィードバックするのはちょっと言い出しにくかったに違いありません。
しかし、そこでレポートが送信された後のことをしっかり考えて、正しいフィードバックをくださるあたりは、やっぱり素晴らしい上司だと再認識しました。
それにしても、もしも自分がレビューする立場だったらと考えると、ぞっとします。
自分がレビューする立場で、仮に最後になって書き直した方がいいと思ったとしても、きっと短絡的に物事を考えてしまい、「ああきっと今『書き直した方がいい』なんて言ったら、書いた人は怒るだろうなあ・・」などと目先の問題ばかりを考えて、「とりあえず今回はこのままでいいと思います。。」などと言っていたに違いありません。
人の書いたレポートを客観的にしっかりレビューして、長期的に物事を考えた上での適切なフィードバックができるような人は、やっぱり人の上に立って指揮・監修をするのにふさわしい人だと思います。
後日、そのレポートが上層部の人達の間で大きな関心を集めたとのことで、自分は珍しくお褒めの言葉をいただけたのですが、本当に褒められるべきは、レビューして適切なフィードバックをくださった上司だと、強く思います。