ここでは、セミナー会場を上手に選ぶためのポイントを紹介します。
立地 交通アクセス
ターミナル駅から近いに越したことはありませんが、その場合、やはり料金は必然的に高くなります。ターミナル駅から１，２駅だけ隣になるだけで、随分と料金が安くなる会場もあります。
また、わかりにくい場所だと、当日、お客様がセミナーの開始時間までに会場に到着できない、あるいは、電話で道案内をする必要があり、当日ドタバタすることもあります。事前の会場までの地図の案内をしっかり行うことが大切です。
料金
安いセミナー会場には、それなりの理由があります。建物が古かったり、机・椅子などの備品が古い場合には、会場費が安いところが多いでしょう。
セミナーに参加される方は、セミナーの内容の他に、どんな場所で行なわれるか、という所もしっかり見ています。「セミナーの内容は良かったけど、開催された会場にがっかり」と思われないように注意しましょう。
広さ・収容人数
参加人数が20人前後なのに、100人分の広さの会場を取ってしまった、ということにならないように、バランスが大切です。20人集まりそうなら25人の会場というように、参加見込み人数×1.2ぐらいの会場が、ちょうど良いのではないでしょうか。
機器設備・備品
使いたい機器があるか、事前に確認しましょう。プロジェクターを使用する場合、接続コネクターが一つ無いだけで、まったく使い物にならないというケースもあります。また、どれくらいの追加料金が発生するのかも、チェックしておきたいものです。
利用ルール・禁止事項
例えば、飲食持ち込みが禁止されている会場。ゴミは原則持ち帰り、もしくは、処理費用がかかる会場もあります。あと、時間に厳しい会場もあります。そのような会場は準備・撤収は、確保した時間の中ですべて行なわなければいけません。
他にも、ほとんどの公共施設では、営利目的のセミナー開催は禁止されています。
初めて、セミナー会場を借りるときには、ホームページに載っていない情報などもありますので、やはり電話で直接、担当者に確認することをおすすめします。