メールから情報漏洩をさせないためには？

今回は「メールから情報漏洩をさせないためには？」を解説します。

先日、「社員がメールで情報漏洩をしている疑いがあります。

この社員の過去のメールの内容や送受信状況等を調査するとともに、今後のメールの送受信についても監視したいと思います。

このような調査・監視行為は法的に問題ないでしょうか？」

社員が会社のパソコン等を用いてこれらの行為を行った疑いが生じた場合には、社員のメールの送受信状況等を調査する必要が生じます。

このような会社が、社員の行為の有無を確認する目的でメールを調査する場合、私的な電子メールも閲読することが不可避となります。

そこで、調査の必要性と社員のプライバシーとの間の調整の問題が生じます。

この点に関し、部下の受信メールを上司が本人に無断で監視した行為の適法性が争われた事件があります。

Ｆ社Ｚ事業部事件＜東京地裁　平成１３年１２月３日＞

〇Ａは部長から、時間を割いて部署の問題点などを教えてほしいとメールで依頼されるも、「単なる呑みの誘い」などとするメールを同僚に送信するつもりが、誤って部長に送信してしまった。

〇その後、部長はＡのメールの監視を始め、「部長のスキャンダルでも探して何とかしましょうよ」と同僚にメールし、部長をセクハラで告発しようとしていること等を知った。

〇Ａがパスワードを変更したが、部長はＩＴ部に依頼し、監視を続けた。

〇Ａは、部長が許可なしにメールを閲読したことを理由に損害賠償を請求した。

そして、裁判所は以下の判断をしたのです。

〇部長の行為はプライバシーの侵害には当たらない。

〇Ａの主張は退けられた。

この裁判を詳しくみていきましょう。裁判で、プライバシーの侵害にあたる例として以下のものを上げています。

〇職務上私用メールを監視するような立場にない者の監視

〇上記の立場の者でも、合理的な必要性がなく個人的な好奇心で監視した場合

〇社内の管理部署などに断りもなく個人の恣意に基づく手段方法により監視した場合

社内の管理部署などに断りもなく個人の恣意に基づく手段方法により監視した場合について、IT部に依頼するまでの監視方法については相当でないとの判断がされました。

しかし、他の部分ではプライバシー侵害にまであたらず、一方でＡのメールの使用は私的利用の限度を超えており、それが部長の監視を招いたとして、Ａの請求を棄却しましたのです。

この裁判でのメール閲覧については、法的保護に値するプライバシーの侵害には当たらないとなったのです。

この事例が裁判まで発展した大きな理由の一つに、メールの私用での利用禁止や会社による電子メールの閲読について就業規則に　定めていなかったことがあります。

あらかじめ閲読をすることを通知しておけば、プライバシー保護の期待はなくなるので、このようなトラブルは生じないでしょう。

少しのケアでトラブル防止となるのです。