こんにちは"うるまです"
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『どん底』脱出のきっかけ
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リモートワーク時代、型にはまった整理整頓をしてきた私。
それまでは『自分だけ解ればいい』的な考えで仕事をしてきた私には、退屈であり窮屈でした。
しかし、フォルダの一つ一つを決められたルールにのっとり整理してきたことによって、仕事をする上で迷いが生じない事にいつの間にか慣れていました。
誰にも文句を言えない３年前の私の仕業
職場復帰して一番頭を抱えているのが、書類や、パソコン内部のフォルダの有り方です。
私の後任の方は、私が使用していたもの、作ったものをそのまま変えずに使っています。
故に、乱雑な保存法は、私自身が作り上げたものなのです。
つまりは。。。誰にも文句の言えない『イライラ』です。
言葉を変えればこの３年間で私は大きく成長したとも言えます。
本来ならば、この乱雑な保存法を整えたいところでしたが、入社して約２か月、消耗品の在庫の整理をしていました。こちらも私がいた時代から何ら変わりなく続けられた乱雑な保存でした。
当時は、『自分にしかできない仕事』でしたが、現在は、『誰が見ても解る』仕事を目指しています。
これは、共有することに慣れたためだと思います。
人と共有するためには、誰が見ても解る状態にしておかなくてはいけません。
不用品の排除から、視覚化してパッと見で解るように、加えてリストを作成して貼りだすまで、かなりの時間を要しましたが、管理もしやすく不要在庫が多く存在したことも理解できました。
在庫管理が容易になったので、やっと自分の手元に着手できます。
①Excelからスプレットシート
スプレットシートの便利さはリモートワークで実証済です。
Excel同様に使いこなしも出来るようになり、今までのExcel管理からスプレットシートに移行しています。
共有物を徐々に増やし、周りを巻き込んでの移行です。
まだまだ便利さは理解できていないようですが、少しずつ浸透していくことを祈っています。
②chatworkの導入
まだ、電話＆FAXが主流の会社ですが、外部とのやり取りはメール、社内連絡事項はchatworkにしていきたいです。電話の応対に手を止めなくてはいけないので、各担当者がメール・chatworkを主に使用してくれれば、電話応対の手間が省けます。
メール対応についても、叩き込まれたスキルが有るので、重宝しています。
前職は財宝です。
私の『足りない』部分を多く学ばせてもらいました。
これからは自分が学び、発信元になれるように常に『こうありたい』を模索していきたい。
③手が空いたら整理整頓
私の仕事は、細かい仕事が多く存在します。
一つ一つファイルを作っていては、膨大の量のファイルになります。
パソコン内部もシート・フォルダが点在して、探すのに時間が掛かります。
大きく５分類に分け、各フォルダにぶっこみました。
これから一つ一つ開封して、ファイル名からルール化した名前に変更し、管理しやすくしていきます。
紙のファイルも徐々に減らし、データ管理していく予定です。少しでも手が空いた時が作業タイミング。
④ペーパーレス化
現代はペーパーレスが主流です。
しかし、監査資料などは紙に打ち出し提出してきました。
これを、会計事務所と交渉して、データ渡しで成立しました。
まぁ会計事務所も、紙は鬱陶しいでしょうし、利害が一致したところです。
⑤公文書のデータ請求
当たり前ですが、今まで窓口に行かないと取得できなかった公文書
現代はネット請求が可能です。
勿論、会社では窓口請求が主流なので、ネットに切り替え中です。
窓口に行かなくてはいけない時間を省くことが出来ます。しかも僅かながら料金が安い。
焦らずゆっくり切り替えながら進めていきますが、整理整頓は仕事をする上で重要事項と考えます。労力についても整理整頓徹底して、愉快な仕事にしていく予定です。
今のところ仕事はめちゃくちゃ楽しいっ。
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