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こんにちは。売れプロ9期生の太田治雄です。
今回はマニュアル（作業手順書）のお話です。
「作業を標準化する」とは、ある作業について、最善の方法を標準として定め、作業者による差異を少なくし、全体の作業効率を上げることができるという考え方です。標準化した作業を作業者に教育したり、見ながら作業ができるように、分かりやすい作業手順書（マニュアル）を作ることが重要です。
私はIT業界で長年勤務し、PCのデータ移行・設定作業など、作業手順書を数多く作ってきました。
100人単位で多くの人が同時に作業する現場では、初見で熟練していない人でも作業ができる分かりやすさが必要です。作業者に不明な点がある、との問い合わせで作業が止まります。また、分かりにくい手順書は、作業者の解釈ミスが発生し、作業ミスにつながります。
今回は、作業者からの問い合わせや、作業ミスを減らす書き方の留意点の中から簡単に４つをご紹介します。
1.複数のやり方がある場合、手順は１つに決める。
複数のやり方で出来栄えが違う場合は、最も安全で効率的な方法を選びます。
手順を統一することで、作業者の混乱を防ぎ、作業時間や品質を揃えることができます。
2.なるべく多く図や写真を使う。
手順を踏んだ前や、結果が実際に近い写真や図を使うようにしましょう。
画面を飛ばしたり、写真が実際と違う場合、作業者からの問い合わせが来ます。
3.文は短くする。
主語述語目的語は1文に１つずつとし、複文にしない。つまり1文に2つの手順を入れないようにします。
そうすることで、作業ミスを防ぐことができます。指示語・修飾語を減らして簡潔な文にします。
動作を言葉で伝えづらい場合は動画マニュアルにすることも一案です。
4.常に更新する。
作業者から問い合わせがあったり、不備が見つかった箇所はすぐに修正しておくことでより分かりやすい手順書になり、問い合わせや作業ミスを減らす効果があります。
以上、参考になれば幸いです。