下図のような会員名簿に限らず、シート上に表データを入力していったり、外部から複数の表データを結合して表データを作成していくと、データが重複してしまうことがよくあります。
上図の表では、7行めの「水谷 明」が 14行めにも入力されています。
なお、A2セルには「=ARRAYFORMULA(IF(B2:B<>"",ROW(B2:B)+999,""))」と入力されており、B列「名前」列に氏名が入力されると、自動的に A列「会員ID」に連番が入力されるようになっています。
このような Googleスプレッドシートの表データについて、重複するデータがあるかどうか確認したり、重複データを削除する方法を考えてみます。
ちなみに、Excelでの重複データの扱いについては、「Excel 条件付き書式(2)」記事、「Excel 重複行の削除」記事、「Excel UNIQUE関数」記事などで取り上げています。
(1) 条件付き書式を使って重複データを確認する
上記「Excel 条件付き書式(2)」記事と同様に、スプレッドシートにおいても条件付き書式と COUNTIF関数を使って重複するデータのセルを塗りつぶすことができます。
B2～B14セル範囲を選択します。
[表示形式]-[条件付き書式]をクリックし、「書式ルール」を「カスタム数式」とし、その下に数式「=COUNTIF($B:$B,B2)>=2」を入力します。（下図）
塗りつぶしの色を適当に決めて「完了」ボタンをクリックします。
これで、「名前」列に重複データがあれば、そのセルが塗りつぶされて表示されます。（下図）
なお、表データ範囲が縦に長いときは、列番号「B」をクリックして B列全体を選択し、[表示形式]-[条件付き書式]をクリック、カスタム数式を「=COUNTIF($B:$B,B1)>=2」とすればよろしいです。
また、この条件付き書式が不要になれば、データ範囲を選択し、[表示形式]-[条件付き書式]をクリック、設定ルールにマウスポインタを重ねて現れるゴミ箱マークをクリックします。
上記は「名前」列のデータだけについて重複データの有無を確認する方法ですが、氏名には同姓同名の方が含まれる可能性がありますので、B～E列の横一列のデータで重複があるか確認してみます。
B2～E14セル範囲を選択します。
[表示形式]-[条件付き書式]をクリックし、「書式ルール」を「カスタム数式」とし、その下に数式「=COUNTIFS($B:$B,$B2,$C:$C,$C2,$D:$D,$D2,$E:$E,$E2)>=2」を入力します。
これで、B～E列で重複データがあれば、そのセルが塗りつぶされて表示されます。（下図）
(2) 重複データの有無を確認する
表中に重複データがあるかどうかだけ確認したいのであれば「データクリーンアップ」が使えます。
その中の「クリーンアップの候補」を使うと、行単位で重複している行を探してくれます。
これを試すために、14行めの「会員ID」が元の「1013」であると重複していないと見做されますので、「1006」としています。
表内の任意のセルを選択し、[データ]-[データクリーンアップ]-[クリーンアップの候補]をクリックします。（下図）
表データが分析され、画面右側に「クリーンアップの候補」として「重複している行」がリストアップされます。（下図）
このリスト上にマウスポインタを重ねると該当行が色付けされて表示されます。
また、リスト中、取り消し線が施されている行についてデータを削除するのであれば「削除」をクリックします。
(3) 重複データを一括削除する
ここでも「データクリーンアップ」を使います。
表内の任意のセルを選択し、[データ]-[データクリーンアップ]-[重複を削除]をクリックします。
すると、下図のダイアログが現れます。
この表にはヘッダー行があるので、「データにヘッダー行が含まれている」にチェックを入れます。
「分析する列」として各列がリストアップされているので、重複を調べたい列にチェックを入れます。
今回は「すべて選択」にチェックを入れ、すべての列について重複を調べてみます。
右下の「重複を削除」ボタンをクリックします。
重複していた 14行めが削除され、下図のメッセージが表示されます。
(4) UNIQUE関数を使う
UNIQUE関数は、重複する行を破棄して一意の行を返します。
元の表データはそのままにし、重複する行を削除した結果を別のセル範囲に取り出すので、元の表データを壊したくないときに便利です。
表の外のセルに「=UNIQUE(B2:B14)」とすれば、「名前」列において重複している「水谷 明」も 1つだけになって返されます。
「=UNIQUE(B2:E14)」とすれば、B～E列の表データについて行単位で重複している行データを 1つにして返されます。