例えば、Wordの最新バージョンで作成した文書を、先方の会社に送付しようとしたとき、相手の方が使っている Wordのバージョンが旧バージョンであった場合、旧バージョンでは使えない機能が含まれていると再現できない事態になります。
これを避けるため、この文書を旧バージョンの形式で保存しようとすると、互換性チェックが行われます。
つまり、旧バージョンで再現できない機能がこの文書に含まれていないかチェックされるわけです。
この互換性チェックは、その文書を開き、[ファイル]-[情報]-[問題のチェック]-[互換性チェック]をクリックすると行われます。（下図）
クリックすると、「Microsoft Word 互換性チェック」ダイアログが現れ、旧バージョンではサポートされない機能があるかチェックされ、その結果が表示されます。（下図）
このダイアログの「表示するバージョンを選択」プルダウンメニューを開くと「Word 97-2003」など旧バージョンのリストが現れます。（下図）
相手が使用する Wordのバージョンが分かっているなら、そのバージョンだけチェックを入れて互換性チェックすればよろしいですが、どのバージョンを使っているか不明な場合はすべてにチェックを入れておきます。
このダイアログのチェック結果欄に表示される「ヘルプ」をクリックすると、Microsoftのサポートページ「バージョン間の互換性の変更」が Webブラウザで開かれます。
この互換性チェックには、自動的に問題を解消してくれる機能はありません。
なので、このサポートページを参照しながら解消していきます。
逆に、旧バージョンの Word文書が送られてきたときに、これを新バージョンの形式で保存し直してもよいか迷うときにも「互換性チェック」は使えます。
具体的には、その文書を開いたとき、タイトルバーに「互換モード」と表示された場合です。
上記同様に「互換性チェック」をして「互換性に関する問題は見つかりませんでした。」と表示されれば、新しいバージョンのファイル形式に変換してもほぼ大丈夫です。
画像などが多く含まれているときは、そのレイアウトがくずれることがあります。
以上は、Word文書を例にお話ししましたが、Excel、PowerPointなどでも同様です。