前回の「Excel CSV形式との関わり」記事にも少し出てきました「データの取得と変換」ですが、Excel 2016以降では「Power Query」と呼ばれます。
今回は「Power Query」機能の概略をご紹介します。
まとめてしまうと、外部データを Excelシート内に取込み、必要に応じて整形するものです。
この「外部データ」には、先の記事で触れたように PCに格納されている「CSV形式のデータファイル」などローカルファイルをはじめ、クラウドストレージに格納されているデータや、Webページに含まれるデータなども含まれます。
「Power Query」でできることは、
- データベースや外部データと接続し、フィルタや並び替えができる
- 複数のデータを結合できる
- 同種の複数ファイルを取得し、一つのファイルにできる
- データ読込後もデータを更新できる
実は、上記の機能に加え「PowerPivot」に繋ぐこともできますが、それも含め「Power Query」でできることはかなりあります。
ただ、それらを一度に説明するのは量的にも難しく、機会があれば小分けにしてご紹介していきます。
先述のように、今回はその概要に留めます。
使用するメニューは、[データ]タブの [データの取得と変換]グループです。（下図）
[クエリと接続]グループも後々関わりますが、今回は [データの取得と変換]だけとします。
このメニューのうち、[データの取得]を開いてみると下図のように「外部データ」としてどういった種類・場所から取り込むのかを選択できるようになっています。
上図では [ファイルから]を選択したところで、さらにサブメニューとして [ブックから]、[テキストまたはCSVから]などが選択できます。
ちなみに、[テキストまたはCSVから]メニューはよく使われることから、単独でもその上部にメニューアイコンが表示されています。
それでは、一例として前回も使用した CSV形式のデータファイル「sample.csv」を取得してみます。
[データ]-[データの取得と変換]-[テキストまたはCSVから]をクリックします。
「データの取込み」ダイアログが表示されるので、「sample.csv」の場所を開き「sample.csv」を開きます。
すると、下図のような画面が現れます。
「sample.csv」は簡単な小規模なデータですので、特にフィルタや並び替えなどの変換操作は必要なく、そのまま画面下部の「読み込み」をクリックします。
ちなみに、「データの変換」をクリックすると「Power Queryエディター」が起動され、上記変換操作をすることができます。
「Power Queryエディター」については、次回にご紹介します。
読み込まれたデータにより、「sample」シートが作成され、その中に「sample」と名前付けされたテーブルが出来ています。（下図）
もう一例を示します。
東京都23区の人口を表形式で表した pdfファイルがありました。
これを読み込んでみます。
[データ]-[データの取得と変換]-[ファイルから]-[PDFから]をクリックし、そのファイル「2021gdata.pdf」を開きます。
この pdf文書には 2つの表データが含まれていましたので、「ナビゲーター」画面の左側で「Table001 (Page 1)」を選択し「読み込み」をクリックします。（下図）
読み込まれたデータにより、「Table001 (Page 1)」シートが作成され、その中に「Table001 (Page 1)」と名前付けされたテーブルが出来ています。（下図）
ただし、表を含んだ pdfファイルであっても、その表が“図”として組み込まれている場合はデータを取り出すことはできません。
今回は、PCに保存された外部データを取得する例だけでしたが、Webページからデータを取得することもよく行われます。