[差し込み文書]-[はがき印刷]は年賀状作成などでよく使いますが、一般の文書中に宛名などを差し込む基本的な方法も覚えておかないと、いちいち手入力する羽目になります。
「差し込み印刷」の手順をおさらいしておきましょう。
(0) 宛先データの準備
宛先データは [差し込み印刷の開始]-[宛先の選択]-[新しいリストの入力]をクリックして「新しいアドレス帳」ダイアログで作ることが出来ます。（下図）
でも、ここではExcelで作った宛先データを使ってみます。（下図）
特に、宛先データの項目や列順などは自由に決めていただいて結構です。
(1) Word文書を作る
御案内状のような文書を作成します。
このとき、宛先を差し込もうとする場所を（大雑把で良いので）確保しておきます。（下図）
(2) Wordの文書とExcel差し込みデータを関連付ける
① [差し込み印刷の開始]-[宛先の選択]-[既存のリストを使用]をクリック
② [データファイルの選択]ダイアログで上記のExcel宛先データを選択して「開く」
③ [テーブルの選択]ダイアログで「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れて「OK」
(3) 宛先データを差し込む
Word文書中に宛先を差し込むところ（上の図中、赤枠部分）にカーソルを置き、[差し込み文書]-[文章入力とフィールドの挿入]-[差し込みフィールドの挿入]から必要な項目を選択して挿入します。（下図）
例えば以下のようにします。（下図）
上図のように、各フィールドは「≪会社名≫」というように「≪ ≫」で囲われて表示されています。
各フィールドは、必要に応じてフォントサイズなどの変更やインデント設定などできます。
(4) 結果のプレビュー
各フィールドの設定が取り敢えず終わったら、出来栄えを確認してみましょう。
[差し込み文書]-[結果のプレビュー]-[結果のプレビュー]をクリックすると、Excel差込データの1件目のデータに基づいた宛先表示がWord文書上に表示されます。（下図）
そのメニューの「1」と表記されている部分を「▷」などで変更することで、他の差込データについてもプレビューすることができます。
(5) 差し込み印刷
さて、いよいよ印刷作業です。
[差し込み文書]-[完了]-[完了と差し込み]-[文書の印刷]をクリックし印刷します。（下図）
「すべて」あるいは特定の宛先について印刷ができます。