組織図や連絡網などを Excelで作成することは昔からよく行われていました。
Excelですから、セルに役職名や氏名などを入力し、階層や連絡系統を表わす線分でそれらを結んでいきます。
過去に作成されたそれらの組織図を、現在のメンバー用に更新しようとすると、人数が変わっていたり、新たな役職が増えたり減ったり、順位が変わったりして、その修正作業はとても大変です。
そんなとき「SmartArt」を使ってみると、簡単に作成・修正ができます。
[挿入]-[図]-[SmartArt]をクリックすると、「SmartArtグラフィックの選択」ダイアログが現れます。（下図）
画面左側で「すべて」が選択されていると、中央の「リスト」欄にすべての SmartArtグラフィックが提示されていますが、「リスト」「手順」などカテゴリを選択すると、絞り込まれて表示されます。
今回は組織図を作りますので、「階層構造」カテゴリを選択し、例えば「氏名/役職名付き組織図」を選択し「OK」します。
シート上に下図のような組織図が現れます。
それぞれの枠内に役職名や氏名などを入力します。
下図は [SmartArtのスタイル]-[色の変更]で「ベーシック」-「枠線のみ-濃色1」を適用したものです。
課が「第3課」より多い場合もあります。
「第3課」のボックスを選択しておき、[SmartArtのデザイン]タブ [グラフィックの作成]グループ（下図）の [図形の追加]を使います。
[図形の追加]には、下図のようにサブメニューが用意されています。
[後に図形を追加]をクリックすると、「第3課」の右横に新たなボックスが追加されます。（下図）
追加されたボックスに「第4課」と担当者名などを記入します。
上記サブメニューの「後に」「前に」は、現在選択されているボックスから見て同じレベルで「後」「前」を意味します。
また、「上に」「下に」は、現在選択されているボックスから見て「上」「下」のレベルにボックスを追加することを意味します。
逆に、ボックスを削除するなら、そのボックスを選択し [Delete]キーを押します。
基本的に、この [グラフィックの作成]グループのメニューを使って階層構造を持つ組織図や連絡網などが簡単に作れます。
出来上がった組織図は文字通り“図”ですので、その全体を選択して拡大・縮小や移動も容易に行えます。