こんにちは。
放課後児童支援員の「しんごうき」です。
前回ブログでは、忙しい常勤の負担のために
アルバイト支援員ができることをまとめました。
今回はもう少し踏み込んで常勤の業務を分解し
その一部を振り分けていく方法をお伝えします。
突然ですが
常勤の忙しさの原因はどこにあるのでしょうか。
前回のブログでは「業務の見極めの甘さ」を
原因の１つとしてお伝えしました。
仮にその見極めができていたとしても、そもそも
取り組むべき業務量が多ければ根本的な解消
にはなりません。
人件費を抑えるためにも、常勤は非常勤つまり
アルバイト支援員よりも少ない人数を配置する
のが通例です。
ではどうすれば常勤が取り組むべき業務量を
軽減できるのでしょうか。
1つのアイディアは「業務の（因数）分解」です。
言い換えれば業務の一部をアルバイト支援員に
振り分けることです。
具体例で詳細を説明していきます。
常勤しかできない業務の1つに「物品発注」が
あります。施設運営に関わる備品や消耗品を
点検し、不足分を注文する重要な業務です。
これを分解すると５つの業務になります。
①備品（在庫）チェック
②注文する物品の検討と決定
③パソコン（PC）での注文
④納品のチェック
⑤備品の収納
②は施設予算と関連して考える必要があり
③はPCを使用するので、責任のある役職の
常勤が行ったほうが効率がよいでしょう。
しかしそれ以外はどうでしょうか。
①、⑤であれば普段備品に接する機会のある
（もしかしたら常勤より機会が多い）アルバイト
支援員が行うほうが適切ではないでしょうか。
④についても届いた荷物と納品書の内容の
突合だけなので、難しい業務ではありません。
思い切って①、④、⑤をアルバイト支援員に
お願いしてみてはいかがでしょうか。
①の備品チェックについては、心配であれば
アルバイト支援員がチェック後に、重要度が
高い物品（切れた困るコピー用紙、プリンター
インク、衛生用品など）だけを常勤がダブル
チェックすることをおススメします。
重要度が低い物品のチェック時間が削減でき
ますし、ミスがあった場合の責任の行先が
アルバイト支援員に向かずにすみます。
ちなみに私が施設長の時には、
『おたより等の発行物の校閲』業務も
アルバイト支援員にお願いしていました。
発行物を保護者目線で読んでくれるので
マネージャーや行政担当者も見落として
箇所に気が付き、発行前に修正ができて
何度も助けられました。
この『業務の因数分解』には隠れたもう一つ
メリットがあります。それは「アルバイト支援員
のやりがいの創出」です。
常勤から重要な業務の一部を任されたことで
その支援員のモチベーションは確実に上がり
他の業務においても積極性が出るのです。
「常勤の負担が減り、アルバイト支援員の
意欲が増えて施設運営がスムーズになる。」
良いことづくしで、常勤は負担が軽くなった分を
子どもたちに注げるようになって、もっと現場が
活気づくのではないでしょうか。
最後までお読みいただきありがとうございます。
今日もワクワクする１日を！
