以前もブログの記事にUPしましたが、この時代、歯科衛生士もビジネスマナーが必要です。
昔は「病院の人だから許される」非常識なことも、今じゃー目をつぶってもらえません。
歯科衛生士の教育を行う際、歯科衛生士業務だけでなく、社会人としての基本やビジネスマナー、ビジネススキルも教えています。
基本中の基本ですが、なかなか歯科業界ではマナーが微妙な方が多い「メール」についてお知らせしたいと思います。
当社でも、セミナーのお問い合わせなどをいただくのですが、中にはマナーが「アレレレ？」と思ってしまう方も
メールは、顔の見えないコミュニケーションなので、マナー１つで相手に思わぬ誤解を与えてしまうリスクも伴います。
損をしないためにも、ぜひ基本の５つを押さえてください。
メールマナーの基本
１）初めての相手に対しては名乗る
これ、当たり前のことなんですけど・・・できてない人多いです。
初めてメールを送る相手に対しては、最初に自分の所属や名前を書き、簡単な自己紹介をしましょう。
素性の分からない人への返信は、しにくいものです。
２）PCメールを受信できるように携帯を設定する
携帯メールアドレスで問い合せをする場合は、PCからのメールが受信できるようにするか、先方のアドレスを受信できるように設定しましょう。
迷惑メール対策でPCからのメールを拒否設定にしている方は要注意です。
問い合わせが来ても、返信したらメールが弾かれる事件が多発しています。
あまりにも多すぎるため、当社では、携帯メールアドレスは不可にしました。
３）返信は24時間以内にする
返信までの時間もマナーの一部です。
通常ビジネスマナーとしては24時間以内とされています。
検討や決定に日数がかかる場合は、メールが届いたことや、正式な返事を後日行うことなど記載して返信しましょう。
また、問い合せに対して回答をもらった場合も、ひと言でいいのでお礼のメールを出しましょう。
逆に、急ぎで返事が欲しい場合は、件名に【至急】とつけるか、送信後に電話をするといいでしょう。
相手がタイムリーにメールを見られないこともあるので、重要で急を要する場合はメールに依存せず違う手段で連絡しましょう。
４）礼儀を欠かさないように気を付ける
メールは文字だけなので感情が伝わりにくいことが欠点！
そのため、初対面の方と接する際と同じ礼儀で文章を書きましょう。
自分が顧客の立場であっても上から目線ではなく、丁寧な言葉づかいをします。
SNSとビジネスメールは異なると理解し、顔文字や♪♡☆といった記号の使用は控えましょう。
顔文字満載のメール、私のところにもたくさん届きます。
友達でしたっけ？？？と一瞬勘違いしちゃいます（笑）
５）TO・CC・BCCを使い分ける
TO・CC・BCCを上手に使いわけることも必要ですよ〜
３者の違いは、一般的に以下の通り。
To:必ず知らせないといけない人
CC:参考までに知らせたい人
BCC:参考までに知らせたいが、その人に対してメールを送ったことをTOやCCの人に知らせたくない人
お互いに面識のない複数の人に一斉メールを送る場合は、連絡先が面識のない人にも分かってしまうことを避けるため、Toに自分のアドレスを、BCCに相手のアドレスを入れて送ります。
メールアドレス変更のお知らせ、知らない人のアドレス満載で送られて来た経験ありませんか？
メールアドレスを知らない人に晒される危険・・・怖すぎます。
いかがでしたか？
基本中の基本なので、できてる人にとっては当たり前のことですよね＾＾
メールは相手の都合の良い時に確認してもらえ、文章でやりとりが残るので記録としても利用でき、非常に便利ですので、基本を押さえて上手く活用できるようにしてください。
また、なんでもかんでもメールで済ませるのも考えものです。
立場や内容によりますが、メールで済ませず、電話や直接会って説明することも時に必要ですので・・・
メールで済ませて大丈夫かどうか？なども常識としてどうか考えて行動してくださいませ！
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