仕事の申込みや問合わせに
とはいっても
事務員や電話番を
用意できない場合だってありますよね。
ひとりで仕事してる方なら
本業があったり
講義や接客で
電話にでられない時間もあると思います。
そんなこともあって・・・
条件を明記する方法で
わたしは、サービスの電話での対応も
受付してきました
まー、まず、自分の常識って
世の中全ての人と同じじゃないんですよね！
ちょっと話はずれて
メールの話をします。
私は、メールは、
24時間いつ送ってもらっても大丈夫ですよって
アナウンスをしてるんです。
私の常識は、
用件がある人だけがメールを送ってくるよね。
なんです。
だから、特にキャンセルとかね！
仕事の連絡は
可能な限り早く連絡してもらいたいんです。
私は、メールはパソコンで受け取ることが前提だし
携帯電話の電源は夜は落としてます。
たとえ相手が深夜3時に私にメールを送信しても
わたしが読むのは翌朝になってから。
だから、何時に送ってもらおうが問題ないんです。
でもね、
夜18時以降にメールを送信するのは
非常識っていう人もいます。
電話もね、
申し込みたい方から見ると
「お店や会社の連絡先」
という認識だったりするから
営業時間や電話受付時間を書いておかないと
昼間なら毎日いつでもいいのかな〜って
思われる危険があります。
だから、
限定的に対応することを明記しています。
では、私のしてきた方法を
書いていきます
まず、webサイトには表記しないけど
電話番号を伝える方法。
●申込みをしている最中の人だけが電話できるようにする
これは、したほうがいいというのが私の考え。
自分が仕事に使える電話番号がない場合は、
個人で個人を相手に仕事をするのは
厳しいと思ってます。
申込受付後に自分の連絡先としてお知らせします。
お金のやり取りがあるのだから
こちらも先方の電話番号は押さえておきたい。
だから、私の連絡先も教えます。
携帯電話って、メールとかに比べて
通信手段としての機能が強いんです。
そして、
webサイトに電話番号を表記する場合の方法
(上記の人にも以下の内容はアナウンスします)
●この内容について話すためだけの電話番号であると明記する
例えば、
○○講座申込受付電話番号
○○への問い合わせ先電話番号
予約専用電話
と書きます。
その内容について話したい人が
電話できることがわかります。
●電話をかけてほしい時間を明記する
電話受付：平日の○時〜○時。など
自分の都合を書きます。
●電話に出ないことがあることを明記する場合もある
移動中は電話に出ません
講座中は電話に出ません
など、書きます
もし、自分が出れない場合の希望の対応があれば、
時間を置いてかけ直してください
こちらからお掛け直しします。
など書いておくこともあります。
●電話番号の表記はどこに書くか
講座案内や講座の申込方法が書いてあるページや
申込フォーム上に明記
サロンやショップなら
予約連絡先として
トップページなどにロゴと一緒に明記
病院やお花屋さん、美容室は
電話で予約や問合せを受付してることが多いから
これらのお店のホームページを見ると
どこに表記するとわかりやすいか参考になります。
最後に、電話での受付をしていたけど
必要なくなって、やめたい場合の対応は。
不要になったら
webサイトから電話番号の表記を消去します。
そういうこともありますよね。
私は、数年ぶりに予約してくれた方に
かけてみたら電話番号が変わってなかったから
信用できると思って、また予約入れましたと言われて
そんなこともあるんだなあって思ったことがあります。
お店のホームページは忘れても
電話番号は携帯に登録しておいてくれてて
嬉しかったです。
あ、最後にもうひとつ！
サロンに来た方には
電話番号を書いたカードをお渡ししています。
メールで予約をしてくれた方にもです。
webからつながる受付方法の参考になれば！
