今、巷ではDX（デジタル・トランスフォーメーション）と言って、それまで紙などのアナログ媒体で保存していた文書などをデジタル化することによって業務効率化、利益増大を目指している会社が多いです。
確かに、DXの波に遅れないようにしようという会社も数多くあると思います。
それと同時にどうやってデジタル化すればよいかわからないという会社もあるかと思います。
DX化のためにどうすればよいかわからないようであれば、まずはPDFファイルの圧縮をするのがよいかと思います。
特にスキャンしたPDFファイルは、圧縮すると半分以下の容量になることもあります。
ここで、PDFファイルを圧縮することによるメリットをあげたいと思います。
- ファイルサイズを大幅に削減できる
ファイルサイズを小さくすることによって、サーバーなどのストレージに保存できるファイルの数が多くなります。 - メール添付・クラウド共有がスムーズになる
ファイルの容量が小さくなったことで、メール添付やクラウドの共有がスムーズにできるようになります。
特に、メールに添付する場合に一つのメールの容量が一定の値を超えると相手に送信されなくなるケースがあります。
ファイルの容量を小さくすることでそのようなリスクを下げることができます。 - 開く・スクロールする動作が軽くなり、作業効率が上がる
容量の大きいファイルより小さいファイルのほうが開くのもスムーズですし、スクロールの動作もスムーズになります。 - ストレージ容量の節約につながり、保管コストを抑えられる
これは1にも書いたように、ファイルサイズを小さくすることによってストレージの節約にもなります。
そうすると、サーバーの容量をいたずらに上げずに済むようになり、コスト削減につながります。 - 文字の可読性を保ったまま軽量化できる（高圧縮PDF技術）
PDFファイルを圧縮する場合、JPEGなどとは違い、文字を読める状態のまま軽量化することができます。 - ペーパーレス化・文書検索（OCR）との相性が良い
スキャンした文書をOCR化して文字での検索を可能にすることによって文書の検索が楽になったり、文書管理システムに入れ込みやすくなったり、紙での運用の脱却がしやすくなります。
個人的には、ファイル圧縮のソフトはAdobeのAcrobatが一番効率的です。
これは、AdobeがPDFを作成した元祖のため、作業が楽にできるからです。
ただ、Acrobatはサブスクリプション制で有料です。
無料ソフトを使いたいという方は、「PDF 圧縮 無料」という検索エンジンにかけてフリーソフトを導入するという方法もあります。
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PDFファイルの圧縮はやって損をすることはほとんどないため、DX化の第一歩としてPDFファイルの圧縮をすることをお勧めいたします。