無料ツールで始める日報管理

社内で業務日報を作成しているケースは多いと思いますが、日々の作業を記録、管理するだけではなく、月次で集計して管理しようとすると意外と手がかかるものです。

もちろん私自身も、日報が有意なことは理解していますので、導入は進めています。
ビジネスを進めてゆくうえでは、プロジェクト別の収益性を把握することがどうしても必要になってきます。こうなると、データ集計といった手間がどうしても発生してきます。

ひとり一人が日々記録したものをExcelに転記するようなやりかただけでも面倒を感じる訳ですから、それらを集計するマネージャーとなるとその手間はかなりなものになります。

こういった状況になるとツールを使って省力化できないかと考えるようになります。

そう、私もそうやって常に気にしていろいろサービスは見ているのです。

そんな中で、本日見つけたのがこれです。

ワイズノット社が提供するNEXTWISE
http://nextwise.jp/

無料サービスですが、よくできています。
グループウェアや掲示板などのビジネスツールが提供されているのですが、この中に日報管理にぴったりのアプリケーションがあります。

日報管理は入力することが目的ではなく、現状をできるだけ正確に把握して業務の改善やビジネスに活用することが目的なので、わざわざ時間をかけて独自のツールを作る必要はありません。
その意味でも、こういったツールを上手に利用することは重要です。

サイボウズやノーツ、Share Point(シェアポイント)といった有償のツールを利用することに抵抗感がある小さな会社では、このようなサービスを活用してまずは仕組みを作ってしまうと良いでしょう。

その上でもっと高機能のものが必要になれば投資すればよいのです。

開発者の設定したWebサーバーの落とし穴

社内に開発者がいる場合、プログラムの開発だけでなく、サーバーの構築・設定もそのまま担当するケースがあります。

ところが、プログラム開発者が構築したWebサーバーには落とし穴があることが多いのです。

実際に、こんなことがありました。

php（プログラム言語の一種）で開発されたWebシステムを組み込んだサーバーに、Web制作担当スタッフがコンテンツを作成しアップしていたのですが、どうもうまく表示されない。

なんどやっても表示が崩れるし、文字化けしたようにも見えるのです。

制作担当は、自分の作ったHTMLにどこかおかしいところがあると思い、何度も作り直してはアップしますが、状況は変わりません。

そうこうしているうちに時間も経ってしまい、この案件対応はいったん中断となりました。

その後、たまたまあるきかっけで私がそのサイトの存在を知りアクセスしました。

やっぱり崩れています。

私がこのサイトを見たのはこのときが初めてでしたが、現象から原因は察しはすぐにつきました。

文字コードが合っていないのです。

Webサーバーが送出する文字コードと、HTMLに書かれている文字コードが一致していないのでブラウザで表示する際に表示がおかしくなるのです。

理由もはっきり分かったので、どうすれば直るのかも当然分かっています。

そこで、なぜこういう事態になったのかをちょっと考えてみます。

開発者は自分がphpで作ったシステムが動くように、Webサーバーのデフォルト文字コードをEUCに設定していました。

Web制作者は、そんなことは知りません。

いつものようにShiftJISでせっせとページを作っていたわけです。

開発者の行った設定がWebサーバー全体に影響を与えて、Ｗｅｂ制作スタッフを悩ますことになっていたのです。

このように、開発者は自分の担当したシステムやプログラムをしっかりと稼働させることについてはしっかりと対応しますが、その結果がどういう影響を与えるかまでを意識していないことがあります。

Webサーバーのように異なる担当者が共同で利用するな環境については、開発者任せにせずに利用状況に応じた判断・設定ができる運用の管理者がいることが望ましいのです。

開発者は、プログラム・システムの開発には長けていますが、サーバーの構築・設定は専門外、経験不足ということが多いものです。