こんばんわ
わけあって市役所へ行きまして、
血圧計で計ったら思いのほか低くてびっくりしました。
寒いのと抗がん剤の副作用で血圧が高いのですが、
うちの血圧計おかしいのか？
ときどき家のではない血圧計を使ってみなけりゃいけませんね。
遠目でも桜のつぼみがちょっとずつ大きくなっているのを感じます。
今週はまた冷え込むらしいのですが、節分が待ち遠しい。
のつづきです。
簡潔に書く
「ですがですが構文」には要注意！
わかりやすい文章の基本は「一文を短くすること」である。
長い文章は複文になっていることが多い。
複文とは、実質的に２つ以上の文であるものを、
一文にまとめているものだ。
複文では主語と述語の対応に誤りが生じやすいので、
避けたほうが無難である。
とくに多いのは、「～ですが」をくり返し、
実質的な一文を延々と続けてしまうような文だ。
「A事業の決算ですが、資料１のとおり報告があがっているのですが・・・・・」
と続いていく。
「そして」くらいの意味で使うことができる言葉だ。
これが多用された文章を読んだ相手は、
推敲されていない、書きなぐりの文章だという印象を受けるだろう。
さらに言えば、書き手に文章力がないのかもしれないと
疑う場合もあるだろう。
日頃接する文章の印象の蓄積から、
人は相手を評価するものである。
きちんとした人だと思われたければ、
「ですが」をむやみに使用せず、簡潔な文章で言い切ることが重要だ。
内容に影響しない表現は削る読みやすい文章は洗練されている。
洗練させるためには、あってもなくても伝える内容に影響が起きない
「余計な言葉」を削除することである。
たとえば、「説明していきたいと思います」という言い回しは、
字数稼ぎのようにみえて気になる。
「ご説明いたします」のような端的な表現で十分だ。
また、「～ということ」「～という」といった言い回しの「という」は、
なくても通じる。
こうした表現は書き手のクセとも言えるが、
社会人の伝達文章には書き手の個性がないほうが読みやすい。
曖昧さをなくす
「断定できる事実」と「推測した意見」を分ける文章には、大きく分けて「事実」と「意見」の２つの要素がある。
「事実」は誰が見ても変わらない客観的なもので、
「意見」は個人の主観的な考えである。
「意見」は、それぞれの立場や人によってさまざまである。
やってしまいがちな間違いに、
「事実」から推測した個人の「意見」を、
「事実」であるかのように書いてしまうというものがある。
「事実」と「意見」が一文に混在していると、
どこまでが「事実」なのかが伝わらず、
コミュニケーションに齟齬を起こしかねない。
「断定できること（事実）」と「事実から推測したこと（意見）」は、
明確に分けて書くよう心がけたい。
「客観的な数値」が推奨される真意説明内容に入れてしまいがちではあるが、
「高い」「狭い」などの主観的な表現は避けたほうがよい。
たとえば、身長160ｃｍの人は、
150ｃｍ台の人から見れば身長が「高い」ということになるが、
170ｃｍ台の人から見れば「低い」ということになる。
文章では、具体的な数字を出してはじめて
イメージを持ってもらうことができる。
「高い」「狭い」などの形容詞を使う場合は、
具体的な数字を添えるとよい。
そうすれば、客観的な数値を伝えながら
書き手の微妙な価値観も伝えることができる。
個人の価値観を伝えるべきではないビジネス文章についていえば、
主観的な形容詞は使わないほうがよいともいえる。
ただし、一般に知られていないようなマイナーな数値を使うときは、
評価を添えたほうがわかりやすくなる。
たとえば、
ビルの高さランキングを把握している人は多くないと予想される。
それなのに
「横浜にあるランドマークタワーは、296ｍの高さで、
国内ランキング１位のあべのハルカスとあまり変わりません」
と書いても、読み手はどう評価してよいのかわからない。
こういうときは、あべのハルカスの高さを「300ｍ」と
具体的な数値で示したうえで、
ランドマークタワーは「296ｍ」で「国内２位の高さ」「国内最高峰」と、
評価の言葉を添えるとグッとわかりやすくなる。
型を決める
すらすら書ける「構造のフォーマット」文章をどのような順序でどのように書いたらよいのか迷ってしまう人は、
「構造のフォーマット」を知っておくとよい。
シンプルな文章の基本には「要旨＋理由型」がある。
結論である「要旨」をまず述べて、
そのあとに「理由」を「～からです」と添える。
「私はその意見に賛成です。
なぜなら計画の全体像が示されていないからです」
といった文章はこのパターンだ。
この基本を押さえておけば、応用も可能。
理由が複数あるなら、「要旨＋理由複数型」が使える。
要旨の後に理由の数を示し、あとは、
「第１に、～からである」「第２に、～からである」という構造で書いていく。
さらに、その応用型として、
理由の詳細まで説明することができる「総論＋各論型」がある。
要旨を述べたら、総論として複数の理由があることを
①➁と番号をつけながら示していく。
そして、各論で「まず」「次に」と総論で示した①と➁の詳細を書いていく。
文章は「小さなまとまり」同士の結合体だ。
こうしたパターンを押さえておけば、
長くても読んでもらえる文章を書くことができる。
多くの情報を伝える工夫たくさんの情報を一文に詰め込もうとすると、
情報の羅列になりがちで、
読み手にとって負担が大きくなることがある。
同じ羅列でも、「複数の事項」に①➁と番号を振っていくだけで、
整理された印象になる。
１つひとつの詳細に言及したい場合は、
振った番号を活かすことができる。
全体をまとめた文章（総論）で示した番号が、
その詳細を述べる文章（各論）で活かせるのは、
「総論＋各論型」と同じだ。
「総論＋各論型」では、要旨と理由を伝えて相手を
説得することが目的であったが、
情報の羅列に番号を振る場合は相手にもれなく伝えることが目的だ。
箇条書きも、複数の事項をもれなく伝えるために有効な型だ。
たとえば、新入生を対象に、
確認が必要な事項をすべて文章で説明しようとすると、
結局確認事項はどんなもので、
いくつあるのかが伝わりづらくなる。
「新入生の皆さんは、以下の点をご確認ください」と、
確認すべき事項を述べると伝えた上で、
あとはすべて箇条書で列挙してしまったほうが簡潔で親切だ。
（飛行機✈）
取捨選択する
文章の「目的」を見失わない正確に伝えたいと思うあまり、
あれもこれも書こうとしてしまっていることはないだろうか。
情報が詰め込まれた文章は、読み手に「つまり何が言いたいんだろう」
と疑問を抱かせてしまう。
つまり、書き手は、伝えたいことを自分でよく認識したうえで
それが読み手に伝わるように情報を取捨選択する必要があるのだ。
「何を書かないか」を決めると、
相手に伝えたいことがより際立って伝えられる。
文章を書く「目的」さえはっきりしていれば、
そこからそれた文章は省く判断をすることができる。
とくにビジネス文書では脱線のない簡潔さが必要だ。
目的に沿わない文章のチェックは不可欠といえよう。
「行間を読む」「余白がある」ことの効用「行間を読む」「余白がある」といわれるが、
それは推敲段階で「なくても伝わるので記載するのをやめよう」
と判断したものがあるから起こるものだと考えられる。
スッキリとした文章には、
行と行の間に削除された文章がある。
「存在していた文章」が推敲によって削除されると、
読み手には「行間」が自然と想像される。
たとえば、
「諸般の事情から人員の補充は行われないことに決まりました」
といった書き方は、ビジネス文書でよく見かけるものだ。
「諸般の事情から」と経緯を省略する表現は、
漠然とした印象を与えるおそれがあるが、
事情を説明することが適切ではない場合にも使える。
先ほどの文章も、赤裸々に書いたら、
個人への批判を含めた迫真的な内容が
含まれていたのかもしれない。
だが、信頼のおける人にだけ送るのであればともかく、
社会人の文章には慎重さが求められる。
行間を読む社内の人には、
「諸般の事情から」と書くだけで、具体的な内容が伝わり、
それで十分かもしれない。
文章を書くとき
自分が伝えたいことを的確に書くということを超えて
読み手に配慮し、読み手のその後の行動まで想像する人は
どれくらい存在するのでしょうか。
「読んでもらうとは、相手の時間を奪うこと」というハッとする言葉。
いつも長くてごめんなさい。
手帳などに移し書くときは短くしてます。
では、また明日＾＾
