会議時間と効率

こんばんわ。真情です。

昨日の竜巻と雹の被害は本当に凄かったですね。

会社の先輩は車を運転中に雹がミラーに当たって割れたそうです。

不幸中の幸いだったといっていましたが、

もし運転中にフロントが割れたりヒビが入ったら

それこそ大事故になりかねません。

万が一自宅で竜巻や地震があった場合を想定して、

どこに隠れるかなど決めておいたほうが良いですね。

我が家ではさっそくもし竜巻が近づいてきたら、

窓のない浴室やトイレに避難するように決めました。

こんなことがないことが一番ですが、

震災から一年が経過して改めて万が一の備えの重要性を実感しました。

さて、ＧＷも終わり今日から仕事はじめの方も多かったと思いますが、

今日体験した『会議時間と効率』について考えたいと思います。

真情も今日から仕事はじめで、午後から３つの会議に出席しました。

それらの会議で感じたことで印象的だったのが、

会議時間と内容の関係です。

以下が３つの会議時間と内容です。

■１つ目の会議

会議時間は１時間

内容はプロジェクトの定例会議で課題や懸案のフォロー

■２つ目の会議

会議時間は１時間

上流設計資料の打ち合わせ

■３つ目の会議

会議時間３時間

プロジェクトの課題についての意見交換と今後の方針

３つの会議の時間を合計してもらえるとわかると思いますが、

合計で５時間も会議をしています。

連休明けとも重なり会議だけでクタクタな１日でした。

なぜこんなことになったか詳細を分析すると、

１つ目と２つ目の会議は目的と会議時間がはっきりしていました。

具体的には『この会議で解決したい議題だけに絞って』議論できていたと思います。

時間も１時間と決められていたので開催者も時間をうまく使っていました。

しかし３つ目の会議は「今から会議したいのですが良いですか？」と、

急に呼ばれて出席した会議でした。

この会議の問題点は開催者が会議時間を決めていなかったことと、

会議を開いた目的が漠然としていた点です。

時間無制限のフリーディスカッションのようになっていたので、

会議も中々まとまらずズルズル延びてしまった印象です。

会議は自分の時間の他に出席者の時間も拘束するので、

『時間×人数分のコスト』を考えることも必要です。

ポイントは『時間』と『内容』ですが、

これだけ意識するだけでも引き締まった会議になると思います。

特に中堅クラスやプロジェクトリーダーで開催する場合は、

プロジェクトメンバーからも評価されますので、

『中身のある会議』にできるよう心掛けることが大切だと思います。

今日も最後までお付き合いいただき有難うございました。