こんばんわ。真情です。
先週は帰宅が遅く、それに甘えてブログの更新が出来ませんでした。。
でもきちんと振り返ってみると帰宅後に無駄にしていた時間もあったので、
今週は先週の反省も込めてきちんと更新していきたいと思います。
もちろん使えない情報では、
時間を割いて読んでくださる読者さんのためにならないので、
役立つ情報を発信していきますので楽しみにしていてください＾＾
さて、ブログをさぼっていた間にいくつかコメントをいただいて、
その中に興味深い内容があったので、
今日は「会議の本質」について考えたいと思います。
前回の記事で「会議時間と効率」についてお話しました。
まだ読まれていない方はこの記事と深く関係しますので、
先に読むことをオススメします＾＾
この記事の中で以下の３つに注目しています。
・会議の内容がはっきりしていること。
・会議時間を意識すること。
・出席者分のコストがかかっていることを意識すること。
この中の「会議の内容」について考えてみたいと思います。
会議の内容、つまり会議の本質ですが、
最近の会議の傾向としてこんなことを感じたことはありませんか？
・会議が意見交換の場ではなく「事務的」に行われている。
・前向きな仕事の会議ではなく後ろ向きな会議が多い。
この２つのどちらかに思い当たる節がある場合は要注意です。
上記２つは最近の仕事効率化主義による悪影響といえます。
例えば、真情の周りでは「業務フロー」や「業務手順の明確化」という言葉をよく耳にします。
簡単にいえば、
「ある仕事をするために、知識がない初心者でもできるフローを作って、
情報を共有することで仕事効率をあげる」
ということです。
一見まともなことを言っているように見えますが、
実は一歩間違えると重大な落とし穴にはまります。
重大なこととは「適用する内容が仕事の属性に合っていること」です。
これを履き違えて全ての仕事に同じ業務フローを採用すると大変なことになります。
全てに適用するのは極端なのでそのようなことはないかもしれませんが、
よく考えずに前の仕事と似てるから同じ業務手順を採用することは
あるのではないでしょうか。
もちろん類似する仕事に過去の財産を流用することは重要です。
ですが流用する部分、つまり属性があっていない部分まで
採用すると大変なことになります。
この話は会議にもあてはまります。
この工程を進めるためには「この会議が必須」とした場合です。
もちろん属性があっていれば会議をしていても本質があっているので、
内容の濃い会議になるでしょう。
でも本質がずれていると「なぜこの会議を今しているのか？」
「本当に開催する意味があったのか？」ということになりかねません。
ルールで決まっていることを愚直に行うことは大切ですが、
「ルールの本質を理解すること」はもっと大切です。
この意識の違いだけでも無駄な会議を減らせると思います。
中堅クラスの方には是非ルールを理解したうえで、
業務手順をカスタマイズしたり改善提案をしていただければと思います。
それが全体の士気にも関わりますので参考にしてみてください＾＾
今日も最後までお付き合いいただきありがとうございました。