はや、２か月近く更新していないんですね。
それはすなわち表題にある「段取り」ができていないことの現れかもしれません。
仕事においても、学習においても、大変重要視される「段取り」。
仕事の面では、ちきりん氏のエントリーに言い尽くされているので、
こちらを参考にしていただければと思います。
「めっちゃ重要なスキル その１」
http://d.hatena.ne.jp/Chikirin/20130201
こちらのエントリーは何度も印刷して、部下や後輩への指導に使用しています。
当たり前すぎることなのですが、仕事は自分のペースでできるわけではないので、
このスキルをどれだけ意識的に使えるかということは、きわめて大切です。
そうはいっても、ただ「段取りを考えて、工夫して仕事しろ！」と言っても
部下はなかなか言うことをきいてくれません。
ご褒美がないと、人はなかなか動いてくれないものなのです。
まして、わが社はお役所もどきなので、成績をあげれば「おちんぎん」が上がる、というわけでも
ありません。
そこで自分が係員に対してどのようにこの段取りを意識させているか、そのヒントを少し書こうと思います。
①年休２０日取得の義務化
うちの会社の年休（有給休暇）は２０日間与えられてます。それとは別に夏休みは５日間の取得が
可能です。夏休みはともかく、有給休暇についてはなかなか取得できない会社や部署がほとんど
だと思います。しかし、せっかく会社として認めているものをみすみす使わずに済ますことは、
なにより自分がもったいないと思うのです。
そこで、係員全員に年休２０日の取得を義務化しています。
「年休とってもいいよ。」ではありません。「年休２０日取れ！」です。
年休２０日と夏休み５日取るとなると合計２５日の休み。２週に一度は週４日勤務になるわけです。
すなわち本来平日２週間で１０日間働くところ、９日間しか働かないことになります。労働時間は
一割減となるわけなので、１割効率よく働かないと、自分の仕事は終わらないということになります。
そのようなカタチで初めから労働時間を切ってしまい、本気で１割以上効率や仕事のスピードを
あげることを要求するのです。
「自分は休まなくてもいいから、ゆっくり仕事を行いたい。」というのは、認めないようにしています。
段取りや工夫をすることで、仕事力を上げることが目的だからです。
すると、年末になると「お前、これから先は一日おきしか出社しないつもりか！」という一般的には
おかしなお説教をしなければならなくなります。
でもこちらはそれくらい本気で取り組むようにしています。
自分自身はこの一年、１７日しか年休取得ができなかったので、大変反省しているところです。
来年は繰り越される分も含め、トータル３０日以上有給休暇を取得することを本気で目指します。
②超過勤務の事前申請
わが社はお役人もどきなので、超過勤務に対するお手当（残業代）は当然支払われます。
しかし、残業もしないに越したことはないので、事前申請を必須としています。
たとえば「○○の業務を行うので、１９時まで残業します。」と事前にやることと時間を発表させます。
この「やるべきこと」と「その時間」をあらかじめ発表するためには、その○○がどれくらいの時間が
かかるかを把握できていないといけません。それが把握できる人がはじめて「段取り」ができるという
ことになるのです。
もちろん、結果として１９時３０分かかったとします。その場合には、事実１９時３０分まで仕事をして
いたのですから、超過勤務申請は１９時３０分まで認めます。
しかしここで係員には「なぜ１９時までで終わると思ったのか、検証すること。」を要求します。
業務の内容・量を理解できていなかったのか、自分の業務スピードがわかっていなかったのか、
想定していなかった事象や余計な雑務や障害があったのか、これらを検証することで、自分の仕事
スピードを認識することが可能となり、それを踏まえてどのようにスピードアップをはかることが
可能となるのか、係員自身に考えてもらうことが目的です。
これら二つの取り組みは、自分が係長になる前から構想していた方法論であり、係員たちの仕事に対
する姿勢も明らかに変わりはじめました。
この「段取り」の発想は当然、自分の野望である司法試験・予備試験を突破するために欠かせない
ものだと思います。
最近は仕事面でも十分にできていなかったけれど、今日、このブログを再開することに伴い、
改めて意識的に取り組んでいければと思っています。
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