一度作成すれば後の作業効率は大幅にアップするにも関わらず、「フォーマットを作る時間が無駄」という意見を耳にすることがありますよね。
その背景には、様々な考え方が潜んでいると考えられます。
フォーマット作成に対する抵抗感の背景
- 短期的な視点: フォーマット作成にはある程度の時間がかかるため、目の前の作業を一刻も早く終わらせたいという、短期的な視点に囚われている可能性があります。
- 変化を恐れる心理: 一度完成したフォーマットは、変更するのが面倒だと感じる人もいます。新しいフォーマットを作ることに対して、抵抗感があるのかもしれません。
- 過去の経験: 過去に、時間をかけて作ったフォーマットが、結局はほとんど使われなかったという経験から、フォーマット作成の有効性に疑問を持っている人もいるでしょう。
- スキル不足の不安: フォーマット作成には、ある程度のExcelスキルが必要になります。自分のスキルに自信がないため、フォーマット作成を避けている可能性も考えられます。
フォーマット作成のメリットを再認識する
フォーマット作成のメリットを改めて考えてみましょう。
- 作業の効率化: 一度作成したフォーマットを再利用することで、入力作業の時間を大幅に削減できます。
- ミス防止: フォーマットを使うことで、人為的なミスを減らすことができます。
- データの一貫性: 同じフォーマットを使うことで、データの一貫性を保つことができます。
- 情報共有の円滑化: 標準的なフォーマットを共有することで、チーム全体で情報を共有しやすくなります。
フォーマット作成に対する抵抗感を克服するには
- メリットを具体的に説明する: フォーマット作成によって得られるメリットを、具体的な数値や事例を用いて説明することで、相手にもメリットを実感してもらいやすくなります。
- 簡単なフォーマットから始める: 最初から完璧なフォーマットを作ろうとせず、簡単なものから始めて徐々に改良していくことで、心理的なハードルを下げることができます。
- チームで協力して作成する: チームで協力してフォーマットを作成することで、より効率的に作業を進めることができます。
- 定期的に見直しを行う: フォーマットは、状況に合わせて見直すことが大切です。
まとめ
「フォーマットを作る時間が無駄」という考えは、短期的な視点や変化を恐れる心理などが背景にあると考えられます。しかし、フォーマット作成は、長期的に見ると非常に効率的で、業務の質向上にもつながるものです。
フォーマット作成のメリットを理解し、具体的な行動を起こすことで、より効率的な作業を実現できるはずです。
と、ジェミニ先生からアドバイスをいただきました。
無駄と考えている人も前では、どう思われようと結果を出すしかないようですね。
仮に週一で60分を要する作業でフォーマット化により20分に短縮できるならなら、長期的な目で見ると明らかな時短に繋がってゆきます。
技術と事務作業の効率を測れというなら、事務作業の効率化を図り、そのうえで技術の向上を目指した方が良いと考えます。
フォーマット化は決して悪ではないと考えていますが、事務作業に必要な会計計算式を受け継ぐ人がいなくって行くんですよね。
原価や粗利を求める式とか、人事生産関係を求める式とか(;^_^A
だってフォーマットに埋め込まれているのですからね(;^ω^)