今日は、久々にISO審査員日記です。
「以前の審査でも何度か審査員の方にはそのようにお願いしているのですが……」
「えっ、そうなんですか。審査機関内の内部資料をもう一度確認させてください。……（しばらく時間をいただいて）……念のため再確認しましたが、過去の審査員からはそのようなコメントは残っていませんねえ……」
「そうですか。それはとても残念です……」
いきなり少し生々しいやり取りから始まりました。
多少の脚色はしていますが、実際の審査現場で被審査者の方と審査員の間で交わされた会話です。
ここで何が起きているのか、想像はつくでしょうか。
すぐに分かった方は、おそらく審査の経験がかなり豊富な方ではないかと思います。
そこでまずは、状況を簡単に補足しておきます。
審査中に組織からのリクエスト？
この場面は、被監査者から審査員に対してあるリクエストが出されている状況です。
「審査中にそんなことを言ってよいの？」
と思われた方もいらっしゃるかもしれません。
しかし私は、このようなコミュニケーションはむしろ歓迎すべきものだと考えています。
審査を受けている最中にこそ、どんどん出していただきたいのです。
今回のケースでは、その会社で定めた仕組みが、規格への適合性を強く意識するあまり、現場では負担を感じる運用になっていました。
つまり、形式的には適合しているものの、運用としては効果的とは言いにくい状態だったのです。
その負担を減らすために、過去の審査の中で「このような方法はどうか」という議論が行われたことがありました。
その際、審査員が次のアクションにつながるような発言をしたことで、被審査者側は一定の期待を持ったようです。
しかし結果としては、何も起きない状態が続きました。
そのため被審査者は落胆していましたが、今回の審査で改めてその話を出してくださった、というのが今回の経緯です。
適合しているのに、なぜ問題になるのか
規格や基準への適合性を審査するのが審査員の役割です。
その意味では、この状況は形式的には適合状態であることを双方が認めています。
「それなら問題はないのでは？」
そう思われる方もいるかもしれません。
しかし実際に運用している側が不満を感じているのであれば、それを放置するわけにはいきません。
適合性を意識するあまり、運用管理が重たくなっている部分があるのであれば、むしろ積極的にスリム化を進めていくべきです。
そして審査員は、その取り組みを後押しする存在であるべきだと思います。
それができてこそ、マネジメントシステムの継続的改善が実現していると言えるのではないでしょうか。
また、そのような審査であってこそ、組織側にも審査の価値を感じていただけるのだと思います。
今回のケースで何が真実だったのかは分かりません。
しかし客観的に見て、改善の余地がある事象であったことは確かでした。
そして被審査者側も同じ視点でその問題を捉えていました。
歓迎される改善提案
だからこそ、この場面では審査員からの改善提案が歓迎される状況になっていたのです。
通常の審査では、不適合指摘はもちろんのこと、改善提案であっても「ダメ出し」に近い形で受け取られることが少なくありません。
そのため受け手にとっては、「これをやらなければならないのか」という“やらされ感”につながることもあります。
しかし今回のようなケースでは事情が違います。
多少の手間はかかるとしても、結果として業務のスリム化につながるのであれば、むしろ歓迎したい。
それが現場スタッフの率直な感覚だったのです。
改善提案すら受け入れられない審査もある
現実の審査では、残念ながら改善提案ですら組織に受け入れてもらえないケースもあります。
審査する側にとっても、審査を受ける側にとっても、それは決して望ましい状況ではありません。
むしろ悲劇的な状態と言えるかもしれません。
しかし今回のケースは、その真逆でした。
「ぜひ、その改善提案を表に出してください」
被審査者側からそう言われる審査だったのです。
審査現場の話としては、少し生々しすぎたかもしれません。
しかしこうした現実を知っていただくことで、審査の価値とは何かを考えるきっかけになれば幸いです。