今日は、ISO9001の運用で本当に多くの組織がつまずくポイント、
「文書体系をどうシンプルに保つか」
についてお話しします。
ISOの文書体系は、本来とてもシンプルです。
ところが現場では、
- 文書が増えすぎる
- 内容が重複する
- 更新が追いつかない
- どの文書を見ればいいかわからない
という問題が頻繁に起きています。
その原因は、文書の“作り方”ではなく、
文書の“運用ルール”が曖昧なこと にあります。
ここでは、文書体系をシンプルに保ち、現場で使われ続けるための運用ルールを整理していきます。
1. 文書は「必要最小限」を原則にする
ISOは「必要な文書を作れ」とは言いますが、
「たくさん作れ」とは一言も言っていません。
かつては文書要求が多かったISO9001も、改訂を重ねる中で文書要求は大幅に減りました。
不要な文書は、ためらわずに廃止していきましょう。
文書が増える典型例
- 過去の版を継ぎ足し続ける
- 担当者が変わるたびに新しい文書が増える
- “念のため”の文書が積み重なる
- 審査指摘を恐れて過剰に作る
運用ルール
- 文書作成前に「本当に必要か」を確認する
- 既存文書で代替できないか検討する
- 文書の目的を明確にしてから作成する
文書は“増やす”より“増やさない”方が、ISO運用は確実に強くなります。
2. 一次・二次・三次文書の役割を厳密に分ける
文書体系が複雑になる最大の原因は、
一次（マニュアル）・二次（規程）・三次（手順書）の境界が曖昧になること です。
運用ルール
- マニュアルに手順を書かない
- 規程に細かい作業内容を書かない
- 手順書に理念や方針を書かない
役割のイメージ
- 一次文書＝地図
- 二次文書＝交通ルール
- 三次文書＝運転マニュアル
この境界を守るだけで、文書体系は驚くほどスッキリします。
3. 文書の“重複”を禁止する
文書が複雑になるもう一つの原因は、
同じ内容が複数の文書に書かれていること です。
よくある重複例
- マニュアルと規程に同じ説明
- 規程と手順書に同じ手順
- 手順書と記録様式に同じ項目
運用ルール
- 同じ内容は“どこか1か所”に書く
- 他の文書には「参照先」を記載する
- 文書作成時に「重複チェック」を行う
重複がなくなると、更新漏れが一気に減ります。
4. 文書の“更新責任者”を明確にする
文書が古くなる理由の多くは、
誰が更新するのかが曖昧 なことです。
運用ルール
- 文書ごとに「管理責任者」を設定する
- 年1回のレビューをルール化する
- 改訂履歴を必ず残す
- 現場の改善と文書更新を連動させる
更新責任者は “実務に最も近い部署” に置くことがポイントです。
5. 文書の“探しやすさ”を最優先にする
どれだけ良い文書でも、
探せなければ存在しないのと同じ です。
運用ルール
- 文書番号体系を統一する
- フォルダ構造をシンプルにする
- 文書名は「内容が一目でわかる」ものにする
- マニュアルから規程・手順書へリンクを張る
ISO文書体系は「探しやすさ」が命です。
6. 文書は“現場の言葉”で書く
文書体系が複雑に見える理由のひとつは、
文書が難しい言葉で書かれていること にあります。
運用ルール
- 専門用語を避ける
- 現場で使っている言葉を使う
- 長文より箇条書きを優先する
- 図解・フローを積極的に使う
二次文書以下は、ISOの言葉をいったん横に置き、
組織の言葉に翻訳する ことが大切です。
7. 文書体系は“業務の基本”として運用する
文書体系は単なる書類の階層ではなく、
組織の業務を支える仕組みであり、基本的枠組み です。
運用ルール
- 現場の声を文書に反映する
- 文書を教育・研修で積極的に使う
- 文書を“改善の道具”として扱う
文書体系を「業務の見取り図」として捉えることで、
組織の全体像がつかみやすくなります。
まとめ：文書体系は「シンプルであるほど強い」
ISO文書体系は、複雑である必要はありません。
むしろ、シンプルであるほど運用が安定し、改善が進み、現場で使われます。
- 文書は必要最小限
- 一次・二次・三次文書の役割を確実に分ける
- 重複をなくす
- 更新責任者を明確にする
- 探しやすさを最優先にする
- 現場の言葉で書く
- 文書体系を基盤として運用する
このルールを守るだけで、ISOは“書類の山”から
組織の基本的枠組みを支える強い仕組み へと変わります。
原文はこちらです。
