ISO内部監査員の養成をどのように行うのがよいか。
その準備段階における考え方（流れ／プロセス）について、前回12項目の整理を行いました。
復習を兼ねて再掲します。
１． 自社の内部監査に関連する規程の理解（復習）
２． 直近数年間のマネジメントレビューにおけるトップの指示等の状況把握
３． 自社の内部監査の過去の実施状況の把握
４． 自社の内部監査員の状況（所属部門、年齢、業務経験、監査経験）理解
５． 外部審査（第三者ISO審査）における指摘等の内容把握
６． 過去の内部監査員教育実施記録の確認
７． 過去の内部監査員教育に使われたカリキュラムの確認
８． 過去の内部監査員教育に使われた教材の確認
９． 過去の内部監査員教育における受講者評価記録の確認
１０． 継続教育の有無の確認及びその内容の確認
１１． 経営者の内部監査への受け止め方の把握
１２． 経営者がこの先、内部監査に期待することの理解
前回は、その1番目の「自社の内部監査に関連する規程の理解」についての説明を行いましたので、今日は2番目の「直近数年間のマネジメントレビューにおけるトップの指示等の状況把握」についての説明に進みます。
２． 直近数年間のマネジメントレビューにおけるトップの指示等の状況把握
まず、マネジメントレビューという用語について触れておきましょう。
この用語は、ISO規格の中で使われている言葉なので、そのまま使っておられる組織も多いと思いますが、日本語に直せば「経営者による見直し」です。
これはカタカナ翻訳ではなく、日本語にしてもよいのではないか、と思える箇所ですが、経営者という言葉を使ってしまうと、社長とイメージする方も多くなってしまうことで、やむなくカタカナ翻訳にしたのかな、と推察するところです。
ISOマネジメントシステムに係る認証を取得する場合は、社長が認証の最高責任者ではない、というケースもあります。
一工場で認証を取得すると場合もあり、その際には工場長が実質的に社長の役割を審査を受ける際に担いますので、経営者による見直しとすると若干の違和感もあるかもしれません。
マネジメントレビューという用語の用い方にはそのような背景もあることを認識いただくとよいでしょう。
さて、中身にいよいよ入ります。
ここでの作業は、自社内に眠っているであろうマネジメントレビューの議事録の再確認です。
マネジメントレビューは記録の作成、保管が要求事項になっていますので、認証を取得している組織であれば、紙にプリントアウトしてあるかどうかは別として、何らかの記録は必ず存在します。
通常の組織では議事録としていると思います。
それを、3年分は探し出して、チェックしましょう、というのが本項目の意図です。
もし可能であれば、5年分程度チェックできると、自社の変遷がよりわかるようになり、意義が深まります。
さあ、議事録を見つけました。
その内容の何も見ればよいのでしょうか。
端から端まで見なければいけないのでしょうか。
ここで毎度のAI先生に今日も登場願いましょう。
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Q：ISO内部監査員教育を考えるために、ISOマネジメントレビューの議事録のチェックはとても重要な準備作業と考えていますが、そのチェックの際のポイントを教えてください。
A：ISOマネジメントレビューの議事録をチェックする際には、以下のポイントに注意することが重要です。
目的と範囲の明確化: レビューの目的と範囲が明確に記載されているかを確認します。
改善計画の遂行状況: 前回のレビューからの改善計画が実施されているかどうかを確認します。特に、重要度が高い改善計画については、進捗状況について詳細な報告があるか確認します。
重要な問題点やリスク: レビュー中に議論された、重要な問題点やリスクについて確認します。それらがどのように処理され、改善されたかを確認します。
ISO要件への適合性: レビュー中に、ISO要件に適合していることが確認されたかどうかを確認します。適合していない場合には、適切な対応が行われたかを確認します。
監査の改善点: レビュー中に監査プロセスに関する改善点が明確になった場合には、それらがどのように処理されたかを確認します。
上級管理職の関与: レビューに上級管理職が参加しているかどうかを確認します。上級管理職が積極的に関与している場合、マネジメントシステムの運用改善につながることが多いため、その点に注目します。
以上のようなポイントをチェックすることで、ISOマネジメントレビューの議事録から内部監査員が必要な情報を把握し、内部監査の計画や実施に活かすことができます。
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上質の答えが返ってきました。
この回答通りの対応ができれば、かなりの成果が期待できる、という感覚では受け止めます。
しかし、AI先生の状況について一応触れておきますと、一発でこの回答が出てきたわけではありませんでした。
実は再作成を指示して、3回目の回答でここまで行き着いた、というのが真相です。
再作成はどんどん利用すると良い機能ですね。
さて、そんなことよりも、この回答をどう受け止めるか、という私の視点ですが、正直これは相当にわかっている人向けに念のためこの観点、大丈夫ですよね、という回答に感じてしまいます。
もう少し丁寧な回答を期待したいのですが、残念ながら3回目までにいずれもその観点の文章は生成されなかったのでここで諦めました。
何が必要かというと、やはり要求事項なのですね。
故に、あらためて質問にそのキーワードを入れ込んで、AI先生に再度お願いをしてみました。
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Q：ISO内部監査員教育を考えるために、ISOマネジメントレビューの議事録のチェックはとても重要な準備作業と考えていますが、そのチェックの際のポイントを教えてください。尚、その際に、ISO9001の要求事項9.3マネジメントレビュー、9.3.1一般、9.3.2マネジメントレビューへのインプット、9.3.3マネジメントレビューからのアウトプットの内容を踏まえたうえで教えてください。
A：ISOマネジメントレビューの議事録のチェックにおいて、以下のポイントに注目することが重要です。
9.3.1一般に基づく議事録の確認
ISO9001の要求事項9.3.1には、マネジメントレビューにおける会社の状況の確認、および改善の必要性についての決定を含むマネジメントシステムのパフォーマンスに関する情報を文書化する必要があります。従って、議事録には、マネジメントシステムの状況に関する情報、および改善に関する決定が明確に記載されていることを確認する必要があります。
9.3.2マネジメントレビューへのインプットに基づく議事録の確認
要求事項9.3.2では、マネジメントレビューに必要な情報を収集するためのプロセスが定義されています。議事録には、このプロセスに基づいて収集された情報が記載されていることを確認する必要があります。例えば、次のような情報が含まれているかを確認する必要があります。
・経営幹部からの報告
・監査結果のレビュー
・顧客不満の処理
・プロセスのパフォーマンスデータ
・関連法令およびその他の規制への適合状況
9.3.3マネジメントレビューからのアウトプットに基づく議事録の確認
要求事項9.3.3では、マネジメントレビューの結果を記録することが求められています。議事録には、改善計画やその他の適切なアクションが明確に示されていることを確認する必要があります。また、アクションアイテムが適切に割り当てられているか、実行期限が明確に設定されているかどうかも確認する必要があります。
以上のようなポイントに注目することで、マネジメントレビューの議事録のチェックをより効果的に行うことができます。
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今回は、4回目の再作成でここまでたどり着きました。
正直、もう少し良い回答をもらえるのではないかと期待しましたが、なかなか厳しいようなので、いったんここでストップさせました。回答スピードもいつもよりだいぶ遅かった（応答の時間がかかった）ので、相当あちこちを探りまわりながらAI先生も文章を作ったような感じがします。
さて、では私はどのような回答を期待していたか、という部分を含めて、本項目の説明に入りますね。
まず、上記のAI先生への質問第2弾で入れ込んだように、マネジメントレビューの議事録を確認する第一歩として、要求事項の各項目がカバーできているかどうかは、念のためという意味合いと、あなた自身の力量強化のために必ず行ってください。
万が一、規格要求事項の項目対応に漏れがあると第三者審査を受けた際に不適合指摘を受けることにもなってしまいます。毎年審査を受けて問題なし、と判定されている組織であればそれは割愛しても問題ないのですが、念のため、ということです。
そして同時に、規格要求事項をカバーするために自社ではどのようなシステム構築を行い、運営を行っているかの理解を深めることにもつながります。
規格の9.3項（正確には、9.3.1項から9.3.3項）の各項目を、できれば規格書を横に置きながら、一項目ずつ、丁寧にカバーされていることを1度は自らの手と目で確認してください。
その上で、次に見ていくのは、自社規定と実際のマネジメントレビューの実施状況の対比です。
参考までに、ここでISO 9001の規格要求事項を掲載しておきます。
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9.3.2 マネジメントレビューへのインプット
マネジメントレビューは，次の事項を考慮して計画し，実施しなければならない。
a) 前回までのマネジメントレビューの結果とった処置の状況
b) 品質マネジメントシステムに関連する外部及び内部の課題の変化
c) 次に示す傾向を含めた，品質マネジメントシステムのパフォーマンス及び有効性に関する情報
1) 顧客満足及び密接に関連する利害関係者からのフィードバック
2) 品質目標が満たされている程度
3) プロセスのパフォーマンス，並びに製品及びサービスの適合
4) 不適合及び是正処置
5) 監視及び測定の結果
6) 監査結果
7) 外部提供者のパフォーマンス
d) 資源の妥当性
e) リスク及び機会への取組みの有効性（6.1 参照）
f) 改善の機会
9.3.3 マネジメントレビューからのアウトプット
マネジメントレビューからのアウトプットには，次の事項に関する決定及び処置を含めなければならな い。
a) 改善の機会
b) 品質マネジメントシステムのあらゆる変更の必要性
c) 資源の必要性 組織は，マネジメントレビューの結果の証拠として，文書化した情報を保持しなければならない。
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この規格要求事項から掴んでいただきたいことは、まずは9.3.2項のインプット項目の全項目が、自社のマネジメントレビューでは同様にインプット項目として入っているかどうか、という点です。
必ず入っていなければいけないの？ という疑問を持たれる方もおられると思います。
規格の解釈で少々ややこしい部分になるのですが、本文中には「・・・を考慮して」という言葉が入っています。
つまりこの言葉の解釈からすれば、考慮すればよいので、すべてを入れ込む必要はない、ということになります。
つまり、運用する側の方の選択権がある、ということなのです。
そうは言っても現実問題、殆どと言ってもよいくらい多くの組織では、これらの全項目をマネジメントレビューへのインプット項目にしているのが実情です。
ですが、念のためあなたの組織ではどのような状況かを確認してください。
同じことが9.3.3項のアウトプットでも言えます。
こちらはあっさりしていて、3項目しか規格要求事項上は求められているものがありません。しかしながら、こちらでは「・・・を考慮して」という文言はありませんので、この3項目は一つたりと手抜け落ちていてはダメです。
その通りの運用ができているかどうかをまずは確認してください。
その上で、ISO規格の運用では、規格要求事項は最低限対応が求められるものであって、プラスアルファをすることへの制約は一切ありません。付け加えることはいくらしても問題ない、ということです。
故に、規格要求事項で求められているもの以上のインプットやアウトプットの項目をあなたの組織独自にしている可能性もある、ということなのです。
その有無も確認しておいて欲しい事項になります。
その前提条件を踏まえたうえで、実際の報告書の内容をチェックしていくことが、本項目（直近数年間のマネジメントレビューにおけるトップの指示等の状況把握）でお伝えしたい内容となります。
だいぶ長くなってきました。
今日はここまでとさせていただきますね。
次回は、もう一つの確認が必要な報告書、内部監査報告書についてご説明します。
（了）