こんにちは。フリーランスWebディレクターの米田健太郎です。
仕事をしていると、「この作業のやり方は、〇〇さんに聞かないと分からない」という状況に遭遇することはありませんか？
いわゆる業務の「属人化」という状態ですが、これはチーム全体の生産性を下げるだけでなく、担当者自身の首を絞める最大の要因になります。
今回は、私のコアバリューでもある「思考の資産化」に直結するテーマ、「ドキュメント化（マニュアル整備）」についてお話しします。
米田健太郎がSIer時代に学んだ「ドキュメント」の真価
私がドキュメント化の重要性を痛感したのは、地元の仙台でSIerとしてインフラエンジニアをしていた頃です。
当時担当していたのは、数万人が利用し、絶対にシステムを止めることが許されない大規模な基幹システムでした。
夜間のトラブル対応などもシフト制で回していたため、「自分しか直せない障害」が存在することは現場において致命的です。
そこで先輩たちから徹底的に叩き込まれたのが、「作業のスクリプト化（自動化）」と「マニュアルの整備」でした。
自分が数時間かけて解決した複雑なエラートラブルや、定期的に発生するメンテナンス作業は、必ず誰でも再現できる手順書としてドキュメントに残す。あるいは、ボタン一つで実行できるようにスクリプトを組んでしまう。
この「一度経験した苦労を、二度と繰り返さないための仕組み作り」こそが、現在の米田健太郎のWebディレクション業務の大きな土台になっています。
思考を頭の中にとどめず「外部資産」にする
「マニュアルを作る時間がないから、自分でやった方が早い」そう言って、すべてのノウハウや仕様を自分の頭の中に溜め込んでしまう人がいます。
しかし、これは脳のエネルギーを激しく消耗する行為です。
私は普段から「シングルタスク」に強くこだわっていますが、人間の脳は、覚えておかなければならないことが多いほど、目の前の作業への集中力が低下してしまいます。
だからこそ、自分が得た知見や業務フローは、さっさとテキストに書き出して「外部の資産」にしてしまうことが重要です。
脳のストレージから、ドキュメントという外部メモリにデータを移行することで、頭の中に「余白」が生まれます。
その余白を使って、新しいアイデアを練ったり、クライアントの課題を解決するための本質的なロジックを組み立てたりすることができるのです。
明日からできる米田健太郎のナレッジ共有術
とはいえ、立派なマニュアルを最初から作る必要はありません。
米田健太郎が実践している、属人化を防ぐためのシンプルなナレッジ共有術をご紹介します。
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完璧を目指さず「箇条書き」で残す
綺麗な文章は不要です。「①〇〇の画面を開く」「②〇〇を入力する」といった最小単位の箇条書きで、まずは手順だけをツール（Notionやメモ帳など）に書き出します。
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「なぜ（Why）」そうしたのかを併記する
作業手順だけでなく、「なぜこの設定にしたのか」「なぜここでエラーが起きたのか」という思考のプロセスを残すことで、単なるメモが応用性の高い生きた資産になります。
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自分が一番ラクをするために書く
「他人のため」と思うと面倒になりますが、「半年後にスッカリ忘れている未来の自分が、思考ゼロで作業できるようにするため」と思えば、ドキュメント化へのモチベーションは劇的に上がります。
仕組み化で生まれた時間で、人生に余白を
ドキュメント化は、単なる事務作業ではなく「未来の自分への投資」です。
業務を外部資産化して手離れを良くすることで、結果的に自分自身の自由な時間や、新しいことに挑戦する余裕が生まれます。
「業務が属人化してしまって、いつも自分ばかり忙しい…」と悩んでいる方は、ぜひ今日から「自分のためのドキュメント作り」を始めてみてください。