下付き文字はそんなに使うことはないんですが、そこそこ出てきます。ということで、ショートカットキーを覚えるほどでもなく、かといってリボンの中にあるのを一々開くのも面倒くさいため、クイックアクセスツールバーに入れているとちょっと便利なもののうちの一つなのであります。
どういう言葉で使うかというと、具体的にはＣＯ２などですが、ただこれはカーボンニュートラルの会議なんかになると１時間で何十回も出てきて、手作業で一つ一つ変換していると、日が暮れるとまで言うと言い過ぎですが、間違いなく無駄な手間と時間がかかってしまうことになります。
ではできるだけ楽に作業するにはどうすればいいかというと、一つにワードの「高度な検索」を使う方法があります。
「えっ、書式を設定した置換じゃないの？」とお思いの方もおられるかもしれませんが、確かに置換後の文字列を下付きにするよう設定することはできるんですが、検索のほうが早いです。
ただし、置換でももっと楽にできる方法があるのかもしれません。以下に記載するのは現在私がたどり着いた中で最も楽だと思われる方法です。
まず、ＣＴＲＬ＋Ｆでナビゲーションウインドウを開き、その中の虫眼鏡マークをクリックして出てくるメニューから「高度な検索」を選択します。
すると高度な検索と置換の画面が開きますので、検索する文字列に「ＣＯ２」と入れ、下の真ん中やや右の「検索する場所」ボタンをクリックして、その下に出てくる「メイン文書」を選択します。
なお、画像では「メイン文書」のみ表示されていますが、複数項目出てくる場合があります。
すると文章中の「ＣＯ２」が全て選択されますので、その状態で「下付き」のボタンをクリックします。
なお、以下のスクショではクイックアクセスツールバーの真ん中ほどにあります。
「ＣＯ２」が下付きになりました。
続いて「ＣＯ」を普通サイズに戻します。
同様に「高度な検索」画面で「ＣＯ」を全て選択します。
この状態で、もう一度「下付き」のボタンを押すと、「ＣＯ」の下付きが解除されて「ＣＯ２」の表示となります。
ちなみにですが、この作業は必ず、見直しを行う前にやりましょう。でないと、想定外のところが変換されて間違いのある反訳原稿になる可能性があります。
まあＣＯ２なら誤った変換をされる可能性は低いかもしれませんが、私は新訂で表記変更になった「籠（かご）」を誤変換される可能性はないだろうと判断し一括変換してみたら、「ほかございませんか」などが変換されてしまって、慌てて一括変換をやめたことがあります。
たとえそんな想定外が起こっても、その後見直しをすれば間違いは容易に発見されるため、誤った原稿を納品しなくて済みます。
それはともかくとして、今日の記事のポイントは、詳細検索における検索場所を「メイン文書」で指定することです。下付き文字だけでなくいろいろなことに利用できますので、ワードで作業をする上で覚えておいて損のない機能であると私は考えています。