（本日は長文です）
何度かこのブログで触れましたが、テープ起こしの仕事では納期を守って納品することが最も重要です。
そして、繁忙期には複数の複数の締め切りを抱えていることはざらですから、きちんと予定を立てて作業することが必要になります。
中には複数仕事を受けたら順番に１個ずつ済ませていく方もいらっしゃるでしょうが、私は一つの仕事の文字起こし自体と聞き直しをできるだけ別の日に行うようにしていますから、同じ日に異なる案件の仕事を行うこともざらです。
そのようなとき、確実に納期を守るために、私は作業予定のメモを作成します。
作成というほどよいものではなくて殴り書きなのですが、例えば次のようなものです。
非常に汚い字で恐縮ですが、これは私が先日の繁忙期に実際使ったもので、１列目に縦に日付を入れ、その横に今受けている仕事の作業予定をそれぞれメモしたものです。「おこす」がとりあえず文字にする作業、①②とあるのが聞き直し作業で①が１回目の聞き直し、「納」とあるのが納品になります。黒い字で書いたのが予定、赤い線と文字で書いたのが実績です。赤丸が済んだ作業です。
本当に汚い字なのであれですが、まず、２月２５日までに、２月２７日〆の案件（以下「Ａ」）の聞き直し、余った時間で３月２日〆の案件（以下「Ｂ」）を文字化のを完了しています。そして２月２６日に、Ａを納品し、同日からはＢの聞き直し、３月７日〆の案件（以下「Ｃ」）の文字化を開始しています。そして２月２７日には、Ｂの全ての作業を完了して予定より１日早く納品しています。以後はＣの文字化の続きを行い、それは２月２８日に完了しためめ、３月１日以降はＣの聞き直しを開始しています。
なお、聞き直しが④まであるのは、普通の方はそんなに聞き直さないとは思いますが、私の脳はどうも同時にいろいろ考えながら作業できる容量がなく何かがおざなりになってしまうため、特に音が非常に悪いもののときはチェックするところを分けて４回聞き直さないと怪しいものになるからです。
具体的には、１回目に再生スピードを８５％程度にして音をきちんと丁寧に拾うことに注力して聞き、２回目に発言者の特定をするために声質に注力して聞き、３回目に意味を考えながら間違いがないかを探したり、「腹痛が痛い」みたいに意味が重なっているようなところを整理して文を整えたりすることに注力して聞き、４回目におかしなところがないかチェックするために最後にもう一度聞きます。
上記メモでＢの④が斜線で消されているのは、思ったより音がよくて聞き直し３回で納品してもいいレベルのものができ上がったと判断したためです。
まあ私はこんな感じでやっているのですが、私がこれをつくるのには、冒頭に書いたように納期をきちんと守るためのほかに、もう一つ理由があります。それは、納期の予定を納品先にあらかじめ伝えておくためです。私は大抵、上記のように複数の仕事を同時に受けているときは、一つ納品したときに現在受けているほかの仕事の納品予定を連絡しております。
というのが、これにより納品先にスムーズに次の仕事を回してもらえるからです。特に繁忙期ですと、「○○さんにはこの×日〆の仕事を頼んでいるけど、予定を聞いたらちょっと余裕がありそうなので△日〆の仕事も追加でできませんか？」みたいな連絡がよく入ってきて、あらかじめ連絡をしていないときよりも一つ多くの仕事を受けることができます。
ただしこの場合、予定を連絡するとき、上記メモで「納」と予定を書いたその日から半日から１日ぐらい余裕を持った日付を伝えておくのがベターかと思います。私は例えば上記メモでいうと、Ａは納品見込みは２月２６日の朝でしたが、連絡した納品予定は２６日中、Ｂは同様に２８日午前見込みで予定は２７日でとしました。
なぜかというと、何かが起こって予定どおりに進まないこともあり得るからです。
それは体調を崩したためかもしれませんし、作業に思ったより時間がかかってしまったため等いろいろあるかと思います。しかし理由はどうあれ、焦って無理やり予定内におさめようとすると、チェックが甘くなって納品物のクオリティーが下がってみずからの信用が落ちることとなります。また、結果的に納期前とはいえ、あらかじめ連絡していた日付からおくれるよりも、連絡していた予定より早く納品できたほうが、受け取る側のイメージもよいのではないでしょうか。
まあ長々と書いてしまいましたが、納期を守り、繁忙期にできるだけたくさんの仕事を受けてクオリティー高い議事録を納品することで、仕事をたくさん回していただいたり、また、単価を上げてもらえたりできます。逆のことをすればもちろん、単価を下げられてしまったり、最悪仕事を回してもらえなくなったりします。この自分のしたことは自分に全てダイレクトに返ってきますから、これからも努力してよりよいものをより早く納品できるようしていきたいと考えております。
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あすからゴールデンウイークということで、このブログもあすから５月６日までお休みいたします。
皆様よいゴールデンウイークをお過ごしください。