習慣化コンサルタントの古川です。
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さて、今日の本題です。
あなたに会議の議事録作成の業務があったとします。
議事録ほどあとに持ち越すと
面倒な仕事はありません。
仮に会議日から３日後に
議事録の作成に取り掛かったとすると、
会議の内容を思い出すことに労力がかかり、
作成にかなりのエネルギーを使います。
では、いつ作成するのが、
効率が良いのでしょうか？
Ｃさんの体験談を
引き合いに出してみましょう。
Ｃさんは、部内の定例会議の議事録担当です。
この人は毎週発生する議事録への
作業ストレスを最小化するために
「今やる主義」を取り入れています。
部長とメンバーに許可をもらって、
会議の最中にパソコンを開き、
集中力を研ぎ澄ませて７割方その場で
タイピングして打ち込んでしまいます。
そして、残り３割を、
会議室を出た30分以内に作成して、
参加メンバーに送るようにしています。
ＴＯＤＯリストに
「議事録作成」を残したまま、
３日間も「あ〜、やらなきゃ」という
未完了感を抱えて、挙句の果てに
思い出すのに余分なエネルギーを
消耗するぐらいなら、
その場でやってしまうのが
いちばんラクだといいます。
なぜならば、会議中と直後こそ、
いちばん作成に集中できるモードにいるからです。
そのことを考えているときが
いちばん行動しやすいモードになっています。
頭の中でそのことを考えている瞬間こそ、
判断と行動の絶好のタイミングなのです。
もし、５分で終わるとしたら後回しにせず、「今やる！」。
別のことに思考のアンテナを向けた瞬間に、
モードを再度立ち上げることが必要になります。
短時間で終わるならば、
「今やる主義！」で乗り切って
みてはいかがでしょうか？
また、思い立ったら吉日で期限はない けど、
やりたいことも同じく「今やる」を
実践するチャンスが広がっていきます。
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