時間簿を取らなければ大きな改善はできない Part3 | 人生を変える「習慣化」ブログ

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習慣化コンサルタント古川が綴る「人生を変える習慣」
人生が変わった!という深い感動を共に味わう
を使命に、日々の気づきを発信しています。

 

習慣化コンサルタントの古川です。

 

昨日は、

仕事を高密度化するための対策のうち、

1と2を順にみていきました。

 

今日は、

対策3.先延ばしをなくす

対策4.突発をコントロールする

対策5.余計なことを減らす

をご紹介したいと思います。

 

 

対策3.先延ばしをなくす

 

さて、最重要の気が重たい仕事を

朝一番で処理するというのは、

まるで夏休みの宿題を最初の1週間で済ませよう

というぐらいハードルが高いという人は多いでしょう。

 

苦手な仕事、面倒な仕事は先延ばししたいものです。

 

先延ばしのケースは様々ですが、

シンプルに2つの方法で8割は解決します。

 

1つ目は、「チャンクダウン」です。

 

チャンクダウン(Chunk Down)とは、

物事の手順を具体化、明確化するということです。

 

チャンクとは「塊」。

ダウンは「小さくする」という意味です。

 

例えば、プレゼンが不安だとします。

 

具体的に構成づくりか、資料づくりか、

話すことかどれが不安なのか考えます。

 

さらに話すことでも、何を恐れているのか?

 

発表中に頭が真っ白になることが不安ならば

原稿をきっちり作る、

質疑応答で応えられなくなること

を恐れているのであれば、

応答問答集をつくる対策が考えられます。

 

チャンクダウンにより、

行動の「明確化、単純化、見える化」を実現することで、

対策を立てることができ、無用な不安で動けない状態

から解放されるのです。

 

 

2つ目は、ベビーステップで始めることです。

 

例えば、「1時間のランニング」をしようとすると、

足が簡単に前に出ないとします。 

 

そこで、

「15分のウォーキング」でいいということにすると、

心のハードルは下がるでしょう。

 

人は、一度動き始めると、

モチベーションは発動するものです。

 

やる気が湧くのを待って行動するのではなく、

まずは着手する。それからやる気が湧くのです。

 

このように、ハードルを下げてまずは

小さな一歩で踏み出すことがベビーステップです。

 

この「チャンクダウン」と「ベビーステップ」の手法で

先延ばしを処理してみてください。

 

 

対策4.突発をコントロールする

 

仕事は一人でやっているわけではありません。

 

上司やお客様、先輩や他部署と共に動いているので、

急な仕事の依頼は必ず発生します。

 

突発に振り回されることで生じる問題は、

「集中してやるべき仕事が終わらない」ことです。

 

突発対応は大なり小なり発生するわけですが、

それに振り回されるのか、

コントロールして集中すべき仕事を処理できるのかで

高密度化に大きく影響してきます。

 

対策は集中するべき仕事を

チャンクダウンしてモジュール(小さい単位)にすることです。

 

15分単位のモジュールに作業が分かれていれば、

そのモジュールが完了するまで突発に対応せずに

切りがいいところで終わらせて、

また次のモジュールからスタートすることができます。

 

このモジュール化が突発対応をこなしながらも

重要な仕事を進行する方法の1つです。

 

また、可能な限り突発依頼を

本当にすぐにやる必要があるのか考えることも重要です。

 

さっさと済ませた方が楽だからと、

ゴールデンタイムに雑用の突発依頼を処理するのは

エネルギーの観点から非常に勿体ないことです。

 

 

対策5.余計なことを減らす

 

実は、

時間簿を見て一番簡単に気づくことが

この余計なこと、無駄な作業です。

 

先の例のように、時間簿をとると

意外と休憩時間の総計が3時間あったり、

タバコ部屋にいる時間が1回30分あったりするものです。

 

また、1日の時間簿を見て、

やらなくて良かった仕事は何ですかと聞くと、

無駄な資料作成(口頭の説明で充分だった)に45分使っていたり、

探し物に20分使っていたりします。

 

改善当初は使途不明時間もたくさんあります。

 

この時間は、ただぼーっとしていただけ。

 

きちんと休憩ではなく気分転換に、

ただ漠然とネットを見ていたという時間

は明らかに改善対象です。

 

また、メールや雑用も時間泥棒の犯人です。

 

最善主義の発想で徹底して最適化してください。

時間を決めてまとめて処理するのが一番です。

 

最後に5つの対策のまとめとしては、

もう一度その日を過ごすならば

段取りをどのように工夫するか

と考えて振り返るのが効果的です。

 

 

いかがでしたでしょうか?

あなたの仕事を高密度化する

ヒントにしていただければ幸いです。

 

書籍もぜひ参考にしてみて下さい!

『成果を増やす 働く時間は減らす 高密度仕事術』

古川武士著 かんき出版

https://www.amazon.co.jp/dp/4761272929

 

 

 

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