習慣化コンサルタントの古川です。
私が時間の高密度化の
個人コンサルティングをする時、
仕事を高密度化するための視点は共通しています。
まず、自分の低密度の原因を生んでいる
パターンを知ることが大切です。
そのために、重要なことが「時間簿」をつけることです。
時間簿とは、作業単位の記録を取って、
時間の使い方の現状を知るツールです。
そういうと、「めんどくさい」と敬遠されがちです。
但しこれが一番王道で手っ取り早いので敢えて語っています。
これをお金の話に置き換えてください。
「お金が溜まらない、無駄づかいをやめたい」
という相談を受けたらお金のコンサルタントは何をするか？
当然、家計簿をつけてもらいます。
なぜなら、お金が溜まらないのは、
食費が派手なのかもしれないし、
高いブランドバックや洋服でお金がないのかもしれない。
光熱費が異常にかかっているのかもしれないし、
逆に支出ではなく収入が少なすぎるのかもしれません。
必ず診断があってから解決策、の順番です。
数打てば当たる方式で、
節約本を読んで対策しても効果は限定的になります。
これは時間でも全く同じです。
時間の使い方の無駄や非効率さは、
休憩時間を取りすぎているのかもしれないし、
無駄な作業をしているのかもしれない。
１つの作業に時間をかけすぎているのかもしれないし、
突発事項に振り回されて非効率になっているのかもしれない。
原因は様々です。
だからこそ「時間簿」をつけることからスタートします。
経営学者で有名なドラッカーは書籍
「経営者の条件」のなかで、時間について次のように語っています。
「時間に関して重要なことは、記録することである。
（中略）時間の使い方は、練習によって改善できる。
しかし、時間の管理に絶えず努力しないかぎり、
仕事に流されることになる。
したがって、時間の記録の次にくる一歩は、
時間の体系的な管理である。
時間を浪費する非生産的な活動を見つけ、
できるだけ排除していくことである。」。
つまり、時間の記録をリアルタイムで取る、そして改善する。
これが普遍的な手法です。
これを習慣にして改善し続けることが、
高密度化を進めるカギとなります。
時間簿をつけて１週間もすると、
時間活用の実態が見えてきます。
１ヶ月もつけるとほぼ突発も含めて
自分の仕事の現状が明らかになってきます。
時間簿を見て、
次の５つの観点からチェックをしてみてください。
非効率を招く５つの原因です。
□多くのタスクに同時に手をつけてどれも中途半端で終わっている
□残業時に最も重要で気が重たい仕事がいつも残っている
□先延ばしをして納期がいつもギリギリになってしまう
□上司や他部署、お客様からの突発的な依頼が入って振り回される
□休憩が多かったり、必ずしも必要のない仕事をしている
いくつチェックがついたでしょうか？
明日から、5つの対策を順にみていきたいと思います。
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