習慣化コンサルタントの古川です。
残業を減らしたい、生産性を高めたい！
どんなビジネスパーソンにも
今最大の関心領域ではないかと思います。
私が２５００名の働き方改革を支援して言えることは、
働き方は悪い原因が分かれば８割は解決！
ということ。
私たちに必要なことは魔法の解決策ではなく、
ピンポイントで自らの問題、原因を解決すること。
私はこれをクリティカルイシュー
（根本的な解くべき問題）と呼んでいます。
クリティカルイシューを見つければ、
解決策は平凡でも改善の幅は大きくなります。
そこで、今日は
働き方の１０の悪い習慣をご紹介します。
ここでご自身のクリティカルイシューが
何かをピンポイントで発見できるよう解説をします。
悪い習慣１．目先の仕事に常に追われている
緊急な仕事をこなすばかりで、
成果をあげるための仕事ができない。
消防署の仕事で例えるならば、
消火活動ばかりに追われて、
防火活動ができていない状態。
成果を最大化するための
「緊急じゃないけど価値ある仕事」は
何かを決めて優先する必要があります。
チェックリスト
◽言われたことだけが仕事だと考えている
◽目先の時短や効率化に必死になる
◽評価されない努力に明け暮れる
◽出たとこ勝負になり本番で混乱する
◽他人のフォローに時間が取られる
悪い習慣２．だらだらと残業を繰り返す
退社時間を決めておらず、
いつも通り２１時に退社するリズムを繰り返す。
こういった「いつも通り」の残業、
低集中パターンは簡単に抜け出せません。
鶏が先か、卵が先かの議論で、
仕事が多いから帰れない。
早く帰らないから睡眠がとれず集中力が低下。
だらだら残業を繰り返すという悪循環になります。
チェックリスト
◽「１７時からが勝負！」になっている
◽自分との約束をすぐに破る
◽終わらない仕事を深夜に回す
◽定時帰りさえクリアすればいいと思っている
悪い習慣３．夜に集中する悪いリズムになってしまう
一番重要な仕事を後回しにして夜、
必然的に退社できない。
また、日中深く集中できないから
夜に集中するリズムが身についている。
このようなパターンを繰り返すと
残業から抜け出せません。
朝の頭脳生産性は夜の３倍と言われます。
朝集中するリズムを作り出すことが
重要な解決策となります。
チェックリスト
◽ギリギリに出社し、仕事に追われている
◽緊急の仕事に振り回される
◽朝一番はメールチェックから始める
悪い習慣４．余計な仕事を抱え込む
メールチェック、資料作成、長時間会議・・・
これらは時間浪費となる３悪業務です。
また休憩時間が長かったり、
探し物に時間がかかったり、
いい人になって断れず抱え込む仕事
により生産性は低下していきます。
「本当にこの仕事は必要だろうか」
と改めて自らに問い直し、
仕事にも思い切った断捨離が必要です。
チェックリスト
◽ロスタイムが長い
◽メールの時間が長い
◽過剰な情報を資料に盛り込む
◽１日が会議で潰される
◽仕事を抱え込んで疲弊する
悪い習慣５．いつもの非効率なやり方に固執する
私たちは、慣れた仕事だとほぼ無意識的に
「いつも通り」のやり方とペースを繰り返します。
疑いもせず、ごく当たり前に。
そして新しい効率的なやり方に目を向ける機会を失います。
より生産的に働く人の仕事のやり方を観察したり
ヒアリングしてみましょう。
思わぬ発見があります。
チェックリスト
◽いつものやり方に安住する
◽ルーティン業務でエネルギーを消耗する
◽仕組み化の発想がない
悪い習慣６．ゴールを決めずに着手する
上司から依頼された資料作成。
つい、情報をあれこれ詰め込んでいくと
膨大な量になって、完成までに３日。
残業を繰り返して作成した資料を上司に見せると
「ここまで必要なかったのに」と言われる始末。
なんとなく仕事をスタートすると
無駄な努力に時間を費やします。
ゴールイメージを明確に定義することが重要です。
チェックリスト
◽プレゼンが独りよがりで相手に響かない
◽議論がダラダラ終わらない
◽行き当たりばったりで資料を作成する
悪い習慣７．雑務から手をつける
オフィスについたら、
郵送物の開封や社内の申請書作成など
優先度の低い仕事から手をつけてしまいがち。
朝、たっぷりあると思っていた時間は
夕方になると有限だったと気づくものです。
朝一番から最重要の仕事に着手する。
これが時間活用の肝です。
チェックリスト
◽仕事の不安を残業でまぎらわせる
◽仕事に優先順位がない
◽手放すべき仕事が決められない
悪い習慣８．あれもこれも同時に手をつけて中途半端になる
マルチタスクとは、同時にあれこれ仕事に手をつけること。
カリフォルニア大学アーバイン校の研究では、
「一度注意がそれると、集中力を取り戻すには23分かかる」
と言われています。
また、マルチタスクで仕事をすると最大40％程度、
作業効率が落ちてしまうとも言われています。
脳が最も高い集中力を発揮するのは、
シングルタスク、シングルモードのときです。
一度に１つの仕事に取りかかることで、
高い集中力を発揮でき、生産性が高まります。
チェックリスト
◽複数の仕事に意識が分散している
◽ダラダラと緊張感なく仕事をする
◽頭が雑念にまみれている
◽集中できない環境でひたすら仕事を続ける
悪い習慣９．突発の仕事に振り回される
メール、電話、上司からの急な依頼、トラブル対応など。
この突発業務が問題なのは、
自分で１００％コントロールできないこと。
そして発生すると緊急対応が求められること、
予測不能なためプランに盛り込めないことです。
突発で依頼された仕事を無下に断るのは
得策ではありませんが、言われるままに対応し、
御用聞きのような存在と認識されて
仕事のリズムを崩すことは避けたいところです。
チェックリスト
◽返答を保留して仕事が遅れる
◽「即対応したい」衝動に負けてしまう
◽突発に邪魔されて元の仕事に戻れない
◽突発業務の穴埋めのために会社に残る
◽突発業務を増やす悪循環にはまる
悪い習慣１０．先延ばしをしていつもギリギリに追われている
重要な資料作成や報告業務を先延ばしにして、
ギリギリに対応する結果、不十分な内容になったり、
ミスが発生したりします。
これが新しい問題を生み、
〝火消し〟に追われて重要業務が
ますます後ろ倒しになっていくという
悪循環にハマっていきます。
前倒しで仕事をすませるために、
初動を早くするすぐやる習慣が重要です。
チェックリスト
◽気が重たい仕事を先延ばしする
◽複雑な工程の作業に時間がとられる
◽モチベーションが湧くまで手をつけない
◽時間がなかったと言い訳する
☆３つに絞って毎週解決する！
以上、１０の悪い習慣と３９のチェックリストをご紹介しました。
最後に改善策は
１週間に３つに絞っていくことをお勧めします。あ
れもこれも同時にやろうとすると
何もできないという結果に陥りがちだからです。
また、本書の１０の悪い習慣に対する解決策として、
有効策をお知りになりたい方は、
拙著「成果を増やす 働く時間は減らす「高密度仕事術」」
をご覧いただければ、詳しく解説をしております。
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