バックオフィスで内部事務を担当している現場で、
クライアントから、
『あるツールからデータの抽出をして、表の作成をして欲しい』と
ご依頼を受けました。
『イベントの顧客データをCSVで取り出して、表作成をしてほしい』
お申込みを取り扱っているフォームに蓄積された
お客様データからの資料作成です。
セミナーやイベントのたびに表を作成してお渡ししているので、
今回も同じ要領で……と指示を受けて、早速スタッフに依頼をしました。
ですが、正解がないだけに
ずらっと並べても、ファイル形式やデータの状態も様々。
そして、一番いい資料をクライアントに選んでもらっても、
その時々、そのクライアントごとに違うものを選ぶはずです。
今回のクライアント曰く、
以前はご家族に事務を任せていたそうで。
この仕事も、最初はその方に頼んだそうですが、
「データを何に使うか、誰が見るのか、
とはいえ、一回限りの在宅ワーカーさんに、
そこで、お声を掛けてくださったのが、私たちだったと…。
クラウドワークスやココナラのようなサービスは
確かに安価で頼みやすいのだけれど、
守秘義務をどこまで守ってくれるのか心配…ということは
確かに頷けますね。
その会社や個人の規定やローカルルールもたくさんあります。
押さえるポイントをしっかり押さえつつ、
だからこそ、私たちも毎回苦慮します。
実は、今回のケースは、
よく伺うと、こんな条件がありました。
・イベントのゲスト講師が、事前に参加者を把握しておきたいので、表を欲しいと言っている。
・その表と同じものが、当日受付スタッフに渡される予定。
・イベントの際に、商品サンプルを渡す人と渡さない人がいる。
・関係者席があり、関係者席に当日案内する人が混ざっている。
・２部制のイベントになっていて、１部のみ、２部のみの参加者がいる。
こんな風に、資料の使用目的や、
資料を見る人、イベントの概要を伺うと、
ただ単にお申し込み順にデータを並べるだけでは
いけない、ということが分かりますね。
少なくとも今回のデータには、
お客様の事前の入金情報や誕生日や趣味のデータはいりません。
可能なら、事前に伺って省いておくべきですよね。
これは、お申し込みをしたお客様が記入した情報を、
正しく扱うという意味でも大事なこと。
必要な分だけの個人情報を扱うように心掛ける。
お客様の立場だったら、
自分の情報がどんなふうに扱われているか、心配なはず。
出来上がる資料の見た目や、正確さと並んで、
情報の取り扱いへの心遣いも、重要なポイントですね。
また、講師の方が欲しい情報と、
当日受付の方が欲しい情報は違います。
例えば……。
私が講師なら、
どんな人が来るのか、その属性にとても興味があります。
どこから来たのか、何の告知を見てきたのか。
何人来るのかはもちろんですが、
何を期待して来るのか、
どんな質問があるのかがまとまっているとありがたい。
また、私が受付の担当者なら…。
午前に誰が来るのか、午後のみは誰なのか、
受付でのリストでチェックができるようにしてほしい。
もし当日に連絡をするときの
電話番号ぐらいはあって欲しい。
サンプルを渡す人、関係者席にご案内する人などが、
印がついているといいなあ…と思います。
講師の方には、申し込まれた方の人数、
申し込みをした媒体や見た告知を尋ねた部分、
参加者のお住まいや年齢層、講師への質問をまとめてお渡しする。
受付の方には、AMのみ、通し参加、PMのみ参加を振り分けた表を作成し、
当日の緊急連絡先、サンプルを渡すかどうか、
関係者席への案内が必要かどうかを
まとめておくと便利かな、と推測する。
自分が講師なら、何が知りたい？
自分が受付なら、何が知りたい？
もし出力して提出するなら、
紙をどこで綴じるか、資料は何部必要か……？
つまり、頼まれた資料は、
２種類作る方が良いのかもしれません。
あるいは、講師の方も受付の方も使える、
少し込み入った資料が出来るのかも……？
いずれにせよ、
両方の望みにベストな資料は存在しないのかもしれません。
事務の仕事の幅は広く、懐はとても深い。
工夫の余地や裁量の幅が大きいだけに、
頼む側も受ける側も、ポイントを押さえて、
仕事を受けるのが理想。
そして究極のところを言えば、かなり好みもあるわけで。
それでも。
伝わる、使える、気持ちがこもっている。
そんな資料作りが必要ですね。
その資料を使うことで、誰かが行動をする。
誰が見ても内容が伝わって、
誰でも使えて、
その意図と気遣いがこもっている。
これから、様々な業種が関わりあって仕事をする中で、
資料作成という単純作業に求められる役目は
どんどん大きくなるように思います。
先ほども書いたように、
「みんなに役に立つ資料」というものは存在しない。
ならば、誰に向けて作るのかを意識して、
丁寧に資料を作るスキルが必要ですね。
……
さあ、あなたが持っている資料は、
誰に向けた資料ですか？
読む人、見る人への思いやりが
『伝わる』資料ですか？
気持ちよく
講座やセミナーを受けることが出来る資料。
気持ちよく、
プレゼンを聞くことのできる資料。
落ち着いて
ディスカッションに臨める資料。
運営の業務や、連動する事務作業が捗る、資料。
単純作業ではありますが……。
どうぞゆっくり考えてみてくださいね。
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