この記事は、工程表やスケジュール表を Excel で作っていて、日付を毎回手で引き直している事業者の方に向けて書いています。
1 つ延びると、何個書き直すか
工程表を手で作っていると、1 つの工程が延びたとき、その工程を待っている後ろの工程の日付を書き直すことになります。何個書き直すことになるのかを、架空の工程表で数えました。
題材は「事務所の移転」の 10 工程です。10 月 1 日に始め、土日と祝日 3 日を休みにします。条件を決める → 物件を探す → 契約 → 内装の打ち合わせ → 内装工事 → 引っ越し、の流れに、回線や家具の発注がぶら下がっています。
2 つ目の工程「物件を探して内見する」を 10 日から 12 日に延ばすと、こうなりました。
- 日付がずれる工程: 後ろの 8 つ
- 書き直す日付の欄: 17 個
- 完成日: 11 月 30 日 → 12 月 2 日（稼働日で 2 日延びる）
逆に、他の工程が待っていない工程（回線の工事）を 2 日延ばしても、書き直すのは 1 つだけで、完成日は変わりません。何個書き直すかは、工程のつながり方で決まります。
もう 1 つ数えました。同じ 10 工程で祝日 3 日を入れ忘れると、完成日は 11 月 25 日になります。暦で 5 日早い日付が、何も言わずに表に載ります。
この数字は計算で出したものです。元の 10 工程と、2 つ目を延ばした場合の日付は、暦を見て手で数え直し、同じになることを確かめました。
計算に任せられる部分
所要日数・前の工程・休みの日が決まっていれば、開始日と終了日は計算で決まります。当方が以前作った Excel の工程表の試作も、この数え方でした（稼働日で数え、前の工程が終わった翌稼働日に始める）。
人が頭の中でつながりをたどると、見落としが出ます。休みの数え忘れも同じです。ここは計算に任せられる部分です。
自動にする前に決める 3 つ
- 日数を何で数えるか。 稼働日か、暦の日か。土曜が動く現場があるなら、それも書きます。
- 休みの日をどこに書くか。 祝日・お盆・年末年始・会社の休みを 1 か所に。どこにも書いていないなら、いま人の頭の中で数えています。
- 前の工程が 2 つ以上ある工程をどう扱うか。 いちばん遅く終わる方に合わせるのか。ここが決まらない工程は、自動にしにくい所です。
逆に、担当者の割り振り（同じ人が同時に 2 つを持つか）や、遅れたときにどこを詰めるかは、計算では決まりません。人の判断として残ります。
本家の読み物の下に、Excel から「工程名・所要日数・前の工程」の 3 列を貼ると日付が出る画面を置きました。日数を画面で直すと、後ろが何工程ずれ、完成日が何日延びたかを 1 行で言います。ブラウザの中だけで計算し、どこにも送りません。
全文は本家に
自分でできる確認 3 つ、自動にしやすい所と決めてから作る所、依頼の前に用意するものは、本家の記事にまとめています。
Sumitsuke は、事業者の方（法人・個人事業主）から、業務の自動化を納品型で受けています。