おはようございます。
コミュニケーション・ドクター 須海 二郎(すかい じろう)です。
昨日、きちんと就業規則に則り、退職願を提出する方法に
ついて書かせていただきましたが、今日はその次のステップ
ステップ３：引継ぎ
について書いていきたいと思います。
自分が担当していた案件・プロジェクトを後任の方に引き継ぐにあたって気を付けるべきポイントは、後任の方の目線でやり方・進め方が理解できるかどうか、この一点につきます。伝えるべきと思われることを押し付けで伝えても意味がないため、後任の方にいかに理解してもらえるか、がポイントになります。
そのために、引継ぎ書類の作成は必須です。書類を作成するにあたり、盛り込んだ方が良いと思われるポイントを以下にまとめます。
●概要：引き継ぐ案件・プロジェクトの概要、今までの経緯等を端的にまとめる。
●体制・連絡先：案件・プロジェクトに関わっている人(自社・取引先・協力会社等)の
名前、役割、電話番号、メールアドレス等を体制図として記載する。
●タスク・手順：案件・プロジェクトを進めるにあたり、やらなければいけないタスク、および
その手順をスケジュール感とともにまとめる(※これを読みながら実行
すれば抜け漏れなく進められる、という精度を意識する)
●資料：案件・プロジェクトに関わる資料(紙・データ)を後任の方に渡す。特にデータに
ついては、会社の共有ファイルがある場合はその置き場(ディレクトリ)を記載、
ない場合はメモリスティックや外付けハードディスク等を用いる。会社ごとに
セキュリティ規則が定められているため、指定の方法に則って行う。
上記のうち、特に３番目の「タスク・手順」が重要です。他のパートについては書面で渡せばほぼ理解できるかと思いますが、ここについて重点的に後任の方に理解してもらわなければいけないため、できれば時間を取ってミーティングを行い、書類を基に説明を行うようにしましょう。
書類を作成した後は、案件・プロジェクトに関わっている人たちに退職の連絡をした後、できれば少し併走して一緒に進めていくことを心がけましょう。ロールプレイがスムーズに進める何よりの方法です。その方が後任の方も不明点を逐次確認しながら進められるため、安心して引継ぎを受けることが出来ます。
本日のコミュニケーション処方箋：引継ぎは後任の方の目線でやり方・進め方が理解できるかどうかがポイント。書類を作成、ミーティングを行った後、併走してのロールプレイまで行うようにしよう
今日も最後までお読みいただき、ありがとうございました！
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