2020年5月、コロナ感染症の影響でテレワークが普及しつつあります。元々が個人営業していた私が海外を含めたスタッフとテレワークしてきた経験から注意点を洗い出します。
緊張感がなくなり気が緩む、ネットサーフィンとか、よそ見が増える
子どもがゲームしているところで仕事をせざるを得ない人はいるでしょうか？ 周囲の環境に影響されてしまう人は自宅での仕事が向かないかもしれません。ノマドワーク時代もカフェでやっていた人など、環境で仕事モードにセットしていた人は、考えを改めないといけません。
自宅で周囲の目がなく仕事をすると、気がついたらネットサーフィンで2時間猫の画像ばかり見ていたとなっては、働いていないことになります。ただ、LANCERSやCrowdWorksあたりでは、エンジニア向けの時給換算用のPC監視システムを取り入れた管理方法もあります。時給換算請求で9時にオンラインタイムカードをセットして、リビングでテレビを見ていて夕方頃適当に終了を刻印なんてされたら、賃金を支払う方はたまりません。作業画面の録画を管理者が見られる、PCが一定時間以上止まっている場合知らせる等の遠隔で監視できるシステムがあると、会社で他人の目と同じ状況が遠隔で可能です。
自分を律するというのが大前提、責任感や夏休みの宿題のように締切前の焦りなど、多くの人間はいざとなったら集中はできるのです。ただ、セルフコントロールができない人もいると思いますので、そういう人のためには遠隔管理は必要かもしれません。
究極は、「任せて安心」とできる社員や取引先が増えていることです。
なんでもかんでも、進捗管理が必要で、いちいち口を出さないといけないというのは、自分で責任を持って自発的に動けないダメ人間の集まりになります。
セキュリティや不測の事態の対策が不十分
Pマークを取得して個人情報などを扱う場合は、基本はテレワークは無理でしょう。厳しい会社ではUSBメモリでのやり取りも禁止してすべての受け渡しをルール化している事もあります。セキュリティはハードの面と、人の心がけの面があります。ハードに関しては、暗号化のネット回線や何重ものパスワードとCAPTCHA（信号等の画像をすべてクリックして、私はロボットでありませんをチェックするシステム）を使うなど進化はするでしょう。
しかし、いくら暗号化のネット回線だったとしても、機密データを扱う人が自宅で軽い気持ちでfree wifiに繋いだら、そこでおしまいです。事故が起こるか起こらないかでなく、「人知れず盗まれていた」という事を想定しなければいけません。事なかれ主義とは違います。「なんで迷惑なスパムメールが自分の所に届くのだろう？」と思ったことはありませんか？送付リストは正当に収集した物だけではありません。そもそもセキュリティ物のデータはネットに繋いではいけないですし…。見られてこまる情報を簡単にデスクトップやハードディスクに入れている時点でアウトです。
また、バックアップの問題もあります。私も長い間クラウドでのバックアップに躊躇してきました。というのも私の仕事もクライアント企業の情報が含まれるので、万が一クラウド上にバックアップしている物が漏れてしまったら責任が取れないという懸念がありました。ただ、最近Google社のオンラインストレージは信用してみようかなとも思っています。費用面で高すぎない事、その割にGメールなどのセキュリティ運用がしっかりしている事です。（ウィルスや詐欺メールのチェックなどは普通のメールよりもGメールの方が安全と言う人もいます。その技術や対応力がストレージでも使われていると耳にしました。） GoogleもGoogleプラスなど廃止するサービスはあっても、人様のデータを預かるストレージを知らんぷりしてのサービス終了は顧客満足面からやりにくいでしょうし、そこまで小さな会社でないからサーバ運用費に行き詰まる事もないでしょう。でも予算があるなら、セキュリティがしっかりしたストレージを選ばれることが良いと思います。Googleとて100%信用するべきではないです。またバックアップは毎日取りましょう。
テレワークで私が過去肝を冷やしたのは、ネットが切れた時（一度台湾海峡で海底ケーブルが切れてしまいました）、ネットで送られない情報の時です。あらゆる物をスキャンすればネットで送られないという物も無いのかもしれませんが、過去専門用語になりますが、校正紙にトレーシングペーパーをかけて赤入れをされる方がいらっしゃいました。時間的に余裕があれば、元の校正紙に逐一転記して、スキャンして送れば良いのかもしれませんが、何十ページもあり、なおかつ緊急で回さなければいけませんでした。スキャンだって普通の会社やコンビニの物はA3サイズまでです。大きな物は紙面分割で切り刻む形のスキャンになってしまいます。
それでもなんとかすべてのアナログ情報をデジタルデータに出来たとして、インターネットが通じなくなってしまったら一巻の終わりです。東京や大阪のように光回線もwifi基地局も既に地域にあるというケースだけではありません。山の中に住んでいる、離島に住んでいる場合は、ネットがつながらないという事もあります。新幹線に乗っていても長い間トンネルの中を走っている最中でのやり取り、最近は車内のwifi基地設置や携帯電話の電波もよくなっているので問題が起こらないかもしれませんが 、すべての交通機関、すべてのスマホがどこでも通信出来る状態、電源確保ができる状態とも言えない現状です。
ネットが通じなくなった時、どうやってデータを受け渡しするかの事前の想定が大事です。
私は海外との取引でそうなりました。国によっては復旧に時間がかかる場合もあったり、事故でなく検閲でメールが届かなかったケースもあります。外国だって昔からお金はかかりましたが国際電話、国際FAX、EMSというのがあります。出版や広告業界は20年前はバイク便というのをバンバン利用して原稿受け渡しをしていました。締め切り直前で原稿もって走るという世界です。今もUberEatsと出前館はよく走っています。
PCの不調でネットが通じない場合は、代替えPCの準備、プロバイダーの問題で繋げない場合は、スマホテザリングや公衆wifiなど別の接続方法を用意していないと危険でしょうね。最悪はコストをかけてバイク便という選択肢もあります。
打ち合わせやコミュニケーションの問題、ITスキルの問題
zoomでの多人数会議をやってみると、社内公用語を英語にした会社の会議の様子を聞いたのと同じように思いました。「英語ができないから発言しなかった」というものです。zoomでも喋る人はひとりで喋るのでしょうが、昔から電話のパーティラインなど複数回線同時通話はあったのですが、なかなか、ひとつのテーブルに顔を合わせてというシチュエーションと同じ感覚にまで慣れていくのは時間がかかるかもしれません。
オフラインだと隣の人にコソコソと雑談をすることもできますし、軽いツッコミを入れて笑いを取って場を和ますこともできますが、オンラインは、「間を読む」ことが難しくなります。個々の回線速度の違いもありますし、本当に必要な発言だけ「はい、ちょっと一ついいですか？」「では、●●さんどうぞ」というようなやり取りになります。海外支社とのテレビ会議をしている会社も多いでしょうが、そういう会社は慣れて、空気感の共有までオンラインで出来るのかもしれませんが、多くの企業はzoomやskypeでの打ち合わせも始めたばかり、中には入室できないITスキルの問題がある人もいるでしょう。
担当者がつかまらないので進められないというのはオンラインもオフラインも一緒でしょうが、テレワークならスマホなどで既読チェックで確認はできますが、結局は「見ていなかった」「アクセスしてなかった（する気がなかった）」等アナログ的な部分での問題が原因の事もあります。
その人とどの方法が一番早く連絡が取れるのか、電話なのか、最悪訪問なのか、事前確認が必要です。
それと同時に、ビジネス連絡は●時間に一度のチェックを義務付けるという習慣化も大事です。
また、営業面などでは、顧客との打ち合わせでの情報収集ができないというのがテレワークの大きなデメリットとなります。「廊下ですれ違って立ち話から紹介されて取引に」というようなことはテレワークでは難しくなります。また、会社案内や広告制作をしている私も顧客の社風や雰囲気、商品やサービスを直に体験できることを大事にしてきましたので、直接訪問前提として遠方の方は断っていた時期もあったのですが、そうも言えない時代となり、外国含め遠方の方とのやり取りも増えてきました。
そこで問題になるのが、お客様の商材を実際に目で見て、触って確かめていない、画像データだけ送られてそれを見て進めた結果、丁度東京の展示会に出展されるということで挨拶に伺い実際に商材を目にして、自分の中で考えていたものと大きさなど違っていたという事です。こういう誤認は大きな事故につながりかねません。
私は、外国のチームとやり取りをしていたのですが、窓口の人間は日本で仕事をした経験があり日本語が堪能でしたが、必ずしもその人間が常駐していることはありませんでした。なので、現場スタッフが外国語としての日本語のメールでの指示を読んで進めるケースで上手く行かないことがありました。私自身も少しだけ英語もできますが、先に出た英語会議のように英語で微妙なニュアンスまでは伝えられないし、現場スタッフにすれば外国語の日本語で指示を書かれてもニュアンスは掴みきれていませんでした。
上手くコミュニケーションできた方法は、1つ作業を動画で録画して、その動画を見てもらって同じような作業をしてもらうということでした。この方法なら取り違えのミスは起きませんでした。
この方法は、クライアントとのやり取りでも使っていまして、広告デザインのケースでは、「ちょっと色が違う」みたいなご要望を頂いた時に、いちいち社内に持ち帰って、また日を改めてプリントアウトを持参して、「まだ違う」と言われて、さらに別の日にまたプリント持参してとやっていては、相当な無駄が生じます。そういったことは、画面をお見せして、「この配色ですか？違うなら、これはどうでしょう？」と色々なパターンをその場で作業を目にしながら決めて貰うことが必要です。
言葉では脳内補完、脳内描画が出来ない人、話し手のそれと乖離してしまう人が出てきます。PCやスマホの操作にしてもそうです。コールセンターのオペレーターは、言葉でしか伝える方法がないので、逐一「今の画面に、●●という青い色のボタンが右上に出ていますでしょうか？」とか面倒な確認のやりとりをしないといけません。手とり足取り画面を見せてなら一瞬で理解が得られることも多いです。
つまり発信する情報量と情報の質に工夫するということです。
例えば、実際の製品サイズを動画で360°確認できるように撮影する。
画面共有などを駆使して、「言葉で伝えられない事」への工夫をする必要があります。
注意点ばかりピックアップしてしまいましたが、このハードルをクリアできるなら、ブラジルと日本の通常2交代シフトも可能でしょう。（言葉の壁がありますかね？）国内で夜勤なんていうのは、体内時計を狂わす不健康な働き方です。私も実家の方で、「東京やないと働けんか？」と何度も問われます。まだ、多くの情報と顧客が集まっており、そこで細かい情報を拾える意味では東京基盤かなと思っていますが、緊急事態宣言でセミナーや展示会類もなくなってオンラインセミナー中心になったら東京の必要性はなくなるかもしれません。
素材の無料ダウンロードの記事は、livedoorブログのみで掲載することになりました。
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以下は作者の広告デザインの仕事です。みてね！
著者の健康食品広告実績 「成功の秘密はリピートへの手法」
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書籍にもなりました。（右枠）第一巻は、まず「倫理法人会って何なの？何の勉強を朝っぱらからやってるの？」という疑問の説明から、「病気も"気"から、応急処置や現場対処でなく、心の中でストレスから体に不具合を起こす原因についての処方箋を教えています。医者は病気は診れても人の心まで診ていません。病気とどう付き合っていけばいいのかわからなくなったあなたに読んで欲しい一冊です。六巻まで（2020年3月）でています。詳しくは、こちらで幸せと気がつく方法を論理的に解説しています。」
