074 データをランダムに抽出する~RANDBETWEEN関数

　検算をするときなどに、大量のデータからランダムに数件のデータを選ぶことがあります。「無作為に」というのは意外と難しいもので、データ抽出に思わぬ時間がかかることも。乱数を発生させる関数、RANDBETWEEN関数を使えば、 素早く簡単にデータ抽出が可能です。

　アルファベット26文字の中からランダムに5件選びたい場合、

　1.B2セルに「=RANDBETWEEN(1,26)」と入力
　2.データ最下端行までドラッグコピー

　3.並べ替えを行い、上位5件を抽出する

　RANDBETWEEN関数は「揮発関数」といい、シートに変更が加えられるたびに自動で再計算がなされます。自動的に日付を出してくれるTODAY関数もこの揮発関数の一種。一度出した数値をそのまま残したい場合は、値貼り付けを行う必要があります。

1万人の業務効率を劇的に改善したExcel速技BEST100/PHP研究所

￥1,836
Amazon.co.jp

073 エラー値を非表示にする~IFERROR関数

　ルーティンワークの作業時間を短縮するには、関数を使って自動化できる仕組みが不可欠です。ただ、関数によっては空白のセルがあると無条件にエラー値が表示されるものも。エラー値の数式をいちいち削除するのではなく、エラー値を 表示しないよう設定を変えるほうが効率的。
　下表は、例として商品コードから商品名をVLOOKUP関数で表示したものです。商品コードが空欄の部分やマスタに商品コードがない部分にエラー値が出ています。

　1. D2セルの「=」と「V」の間にカーソ ルを合わせて、「i」と入力する。[↓]を押して関数の候補からIFERRORを選択し、[Tab]で確定
　2. 数式の一番後ろにカーソルを合わせて「 , ” ” )」 を入力し、Enterで確定。最下端行までドラッグコピー

※IFERROR関数はVer.2007以降で有効な関数です。

1万人の業務効率を劇的に改善したExcel速技BEST100/PHP研究所

￥1,836
Amazon.co.jp

072 検索列左側の値をVLOOKUPする~MATCH関数・OFFSET関数の応用

「VLOOKUP関数を使って、検索列より左側の値を持ってくるには?」。非常に多い質問の1つです。VLOOKUP関数にOFFSET関数とMATCH関数を組み合わせると可能になります。

　1.F2セルに「=VLOOKUP(E2,B:C,2)」と入力する

　2.G2セルに「=OFFSET(B1,MATCH(E2,B:B,0)-1,-1)」と入力する

　MATCH関数(E2,B:B,0)は、第一引数の検査値(E2セルの値)が第二引数の範囲(B列)で何番目にあるかという式で、答えは2。
　OFFSET関数の書式に当てはめると、
　第一引数:基準となるセル(この式ではB1)
　第二引数:基準セルから下にずらす行数(MATCH関数の答え2に調整値-1)
　第三引数:基準セルから右にずらす列数(-1)
　つまり、B1セルから下に1行、右に-1行(左に1行)ずらしたセル=A2セルです。

1万人の業務効率を劇的に改善したExcel速技BEST100/PHP研究所

￥1,836
Amazon.co.jp