『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』著者・吉田拳の原稿執筆下書き帳 -34ページ目

『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』著者・吉田拳の原稿執筆下書き帳

Excelの関数や機能をマスターするだけでは意味がない!じゃああとは何が必要なのか…22万部のベストセラーであり日本で一番売れているExcelの本、『たった一日で即戦力になるExcelの教科書』の著者、吉田拳の執筆原稿の下書き帳です。

 Excelを使ったアンケートや申請書などで、入力文字数に制限を設けたい場合があります。その際にあらかじめ関数を使ってセルに入力された文字数を表示させておくようにすれば、一目で文字数が確認できるため、入力する人・集計する人双方にとって確認の時間が短縮されて便利です。条件付き書式と組み合わせるとさらにわかりやすくなります。
 文字数を出すにはLEN関数(Length:長さの略)を使用します。「=LEN(文字の長さを出したいセル番地)」と入力するだけの簡単操作。文字列操作では使用頻度の高い関数です。


1.B2セルに「=LEN(A2)」と入力する

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2. A2セルを選択し、「ホーム」タブ→「条件付き書式」→「新しい書式ルール」→「数式を使用して…」をクリック。「次の数式を…」のボックスに「=LEN($A$2)>5」と入力、書式を設定し、「OK」をクリック

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3. 入力欄のA2セルに「株式会社すごい改善」と入力すると、その文字数がB2セルに表示され、条件付き書式により、A2セルに色がつく


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 LEN関数は、ほかの関数と組み合わせて、文字列の抽出(「083 セル内の氏と名を分割する~ FIND関数」 を参照)などにも活用できます。空白や改行コードも1文字として数えることを覚えておきましょう。







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 英数字(大文字・小文字)を含むパスワードを設定するとき、乱数を発生させるRANDBETWEEN関数、セル番地の文字列を使用してセルを参照するINDIRECT関数を組み合わせれば、パスワードが何桁でも何個でも一瞬で設定できます。


 8桁のランダムなパスワードを作成したい場合(使用する文字は、A ~ Z、a~ zおよび0~9の62文字)

1.A列に使用可能文字のリストを作る

2. D2セルに「=INDIRECT("A"&RANDBETWEEN(2,COUNTA($A:$A)))」と入力し、K2セルまでドラッグコピー

(A2~ A63セルのどれかがランダムに選ばれる)


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3. L2セルに「=CONCATENATE(D2,E2,F2,G2,H2,I2,J2,K2)」と入力。D2:L2セルを選択し、必要な数だけ下方向にドラッグコピー


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 RANDBETWEEN関数は、シートのどこかを編集するたびにランダムな数字を取り直します。パスワードとして運用する前に必ず、値貼り付けで式を抜いておきましょう。

 この事例は、あるIT企業から「毎週数十個のパスワードを生成する作業に時間がかかっている」という要望があり、作成したものです。乱数を発生させるRANDBETWEEN関数(074) の活用事例となります。入力する式は少し複雑です。自信のある方は、ぜひ式の日本語訳に挑戦してみてください。






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●「面倒くさい」と感じたらすごい効率化のチャンスです


こんにちは。

すごい改善の吉田です。


個人のお客様を指導させて頂いているときによくあることなのですが、お客様が手間をかけてなさっている操作に対して、例えばその操作プロセスを大幅に短縮するテクニックをお伝えしたとします。


すると、「すごい楽になった!」と喜んで下さり私もとても嬉しいのですが、「面倒ではありませんでしたか?」とお伺いすると、特にそんなことはなかったとおっしゃる場合が多いですね。


つまり、今普通にやっているやり方が当たり前で特に面倒とも問題とも感じていらっしゃらなかったということです。


すると、問題意識がそこにないわけですから、改善の必要性も感じることもなく、時間短縮できる仕事に対して延々と無駄な時間を費やす状態が続いてしまうわけなんです。


常に、今の自分の仕事を疑ってみることが大事です。


もっと楽にできる方法が絶対にあるはずだ、と常に問いかけることで業務改善が実現するのです。