『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』著者・吉田拳の原稿執筆下書き帳 -32ページ目

『たった1日で即戦力になるExcelの教科書』著者・吉田拳の原稿執筆下書き帳

Excelの関数や機能をマスターするだけでは意味がない!じゃああとは何が必要なのか…22万部のベストセラーであり日本で一番売れているExcelの本、『たった一日で即戦力になるExcelの教科書』の著者、吉田拳の執筆原稿の下書き帳です。

 日付データから曜日を出したいときにまず思い浮かべるのは、WEEKDAY関数です。しかし、この関数は意外と複雑。WEEKDAY関数の戻り値は1~7(もしくは0~6)の整数のため、このままでは曜日だとわかりません。

これを曜日の形式に変更するには、書式設定を変更する必要があり、はっきりいって面倒です。
 ただ曜日を出すだけであれば、もっと簡単でわかりやすい関数があります。

TEXT関数を使えば、1ステップでラクに曜日を出すことができます。


A2セルの日付から曜日を出したいときは、B2セルに「=TEXT(A2,"aaa")」と入力する


089-1



 第二引数の表示形式を以下のように変えると、表記が変更されます。

"aaa" → 短縮の日本語表記(例:土)
"aaaa" → 省略なしの日本語表記(例:土曜日)
"ddd" → 短縮の英語表記(例:Sat)
"dddd" → 省略なしの英語表記(例:Saturday)






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 Excelにはドラッグコピーで連番を作成する機能があり、「月」と打ってドラッグコピーすると曜日として入力されますが、意外なことに「A」「B」とアルファベットを入力してドラッグコピーしても連続入力になりません。解決策は2つあります。

 ・CHAR関数を使用する
 CHAR関数は、引数に指定した文字コードに該当する文字を返します。「A」の文字コードは65。縦方向の場合はROW関数 、横方向の場合はCOLUMN関数 を組み合わせます。

 「=CHAR(ROW( )+63)」と入力


図41-1 078


※A2セルの場合、行番号2に調整値63を加えます。


 ・ADDRESS関数を使用する

 
Excelを使っていると自然と目に入る A、B、C... 、セルの列記号です。 これをADDRESS関数で抽出します。この場合、セル記号と同じようにZの次はAA、ABと続いていきます。

 「=SUBSTITUTE(ADDRESS(1,ROW( )-1,4),1,"")」と入力


図41-2 078


※A2セルの場合、行番号2から調整値1を引きます












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 VLOOKUP関数 を使ってマスタから値を取得するのに、取得したい項目がたくさんある場合、どうしたらいいのでしょう? 1件2件なら第三引数を直接入力、修正すればよいですが、何十件とある場合は以下の方法で効率化しましょう。


・セルに隠し文字を入力しておく
 直接入力するのではなく、必要な数字をセルに入力し、そのセルを参照すればドラッグコピーしても自動的に必要な数字を取得してくれます。
B3セルに「=VLOOKUP($A3,$H:$M,B$1,0)」と入力


071-1

 第三引数に指定しているB1セルは、行のみ絶対参照を付けます。余計な数字を見せたくないのであれば、1行目を非表示にする、文字の色を白に指定するなどすると、見た目の問題も解決できます。


・COLUMN関数を組み込む
 第三引数に関数を組み込むのも解決策の一つです。自動的に列番号を取得するCOLUMN関数を組み込み、右にドラッグコピーすることで、1ずつ増える数値を作ることができます。

B2セルに「=VLOOKUP($A2,$H:$M,COLUMN( ),0)」と入力


071-2

 今回、たまたまB2セルの列番号2と第三引数に入れたい値が一致しましたが、ずれがある場合は調整値を加えて、数値を一致させましょう。


・MATCH関数を組み込む
 入力したい表の項目とマスタの表の項目が一致していれば、COLUMN関数で対応できました。しかし顧客マスタから、テレアポリストを作るのに氏名・電話番号・購入履歴など必要な項目だけを入力したいときや、入力したい項目の順番が違うときなど、第三引数に入れたい値が1ずつ増えていくのではない場合には使えません。ここではMATCH関数を使い、入力したい項目名がマスタの元表の中で何番目にあるのかを取得し、第三引数に組み込みます。
B2セルに「=VLOOKUP($A2,$H:$M,MATCH(B$1,$H$2:$M$2,0),0)」と入力


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 MATCH関数の第一引数は行のみ絶対参照です。式の最後にMATCH関数の第三引数とVLOOKUP関数の第四引数の0が2つ入っています。入力を間違えやすいので注意しましょう。
 また、この場合は必ずマスタと表の項目名を一致させる必要があるので注意が必要です。






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